Çok şubeli klinikte satın almayı merkezîleştirmek

Aynı ürün, üç şube, üç fiyat

Şubeler büyürken satın alma nadiren onlarla birlikte büyüyor. Her şube kendi ihtiyacını kendi tanıdığı tedarikçiden karşılıyor ve bir süre sonra tablo şöyle oluyor: aynı eldiven üç şubede üç farklı fiyata, kimi zaman üç farklı markadan geliyor. Kimse bunu fark etmiyor çünkü şubeler arası fiyat karşılaştırması yapan bir yer yok.

Buradaki kayıp iki katmanlı. Birincisi hacim: bölünmüş üç sipariş, tek bir siparişin alacağı fiyatı alamıyor. İkincisi görünürlük: bir şubede biten ürün diğerinin deposunda dururken yeni sipariş açılıyor.

Merkezîleştirme bu iki sorunu çözüyor ama karşılığında bir şey alıyor: hız. Şube artık kendi kararını veremiyor, sıraya giriyor. Doğru soru merkezîleşilip merkezîleşilmeyeceği değil; hangi kalemin merkezîleşeceği.

Üç model, neyi neyle takas ediyor

Üç modelin hiçbiri bütün ölçütlerde önde değil. Tablo, hangi ölçütün sizin için ağır bastığına karar vermek için:

Hangi kalem merkeze gider, hangisi şubede kalır

Ayrımın ölçütü tutar değil, iki soru: bu kalemin hacmi birleştiğinde fiyat anlamlı biçimde değişiyor mu, ve bu kalem beklemeyi kaldırıyor mu? İkisine de evet diyen kalem merkeze gider.

Merkezîleştirmenin karşılığını verdiği kalemler:

• Sürekli tüketilen ve hacmi büyük sarf. Fiyatın hacme en duyarlı olduğu grup.
• Personel giyimi. Hem hacim hem de şubeler arası görünüm birliği aynı anda kazanılıyor.
• Temizlik ve hijyen ürünleri. Tüketimi öngörülebilir, teslim takvimi esnek.
• Cihaza bağlı sarf. Aynı cihaz birden çok şubede varsa sarf tek elden alındığında hem fiyat hem uyumluluk kontrol altına giriyor.

Şubede kalması makul olanlar

Merkezîleştirmenin zarar verdiği kalemler de var. Bunları merkeze çekmek, kazandığından fazlasını hızdan kaybettiriyor:

• Düşük tutarlı acil ihtiyaç. Bir günlük gecikme, elde edilecek fiyat farkından pahalıya geliyor.
• Şubeye özgü işlem sarfı. Yalnızca tek şubede yapılan bir işleme ait kalemde birleştirilecek hacim zaten yok.
• Kısa raf ömürlü ve az tüketilen kalemler. Merkezî alımda parti büyüdükçe imha riski artıyor.
• Nakliyesi kendi bedelinden pahalı küçük kalemler. Merkeze getirip şubelere dağıtmak iki kez nakliye demek.

Şubelerin ihtiyacını tek talepte toplamak

Merkezî alımın en zor kısmı fiyat pazarlığı değil, şubelerin ihtiyacını karşılaştırılabilir hâle getirmek. Aynı ürün üç şubede üç farklı isimle anılıyorsa toplama işlemi baştan yanlış.

İşleyen yol, ortak bir kalem listesi kurmak: her kalemin tek bir adı, tek bir birimi ve tek bir ambalaj tanımı oluyor. Şubeler ihtiyacını bu listeye göre bildiriyor. Liste bir kez kurulduğunda her dönem yeniden kurulmuyor.

İkinci ayrıntı kırılım. Beden, ölçü ve renk gerektiren kalemlerde toplam adet tek başına yetmiyor; tedarikçi dağılımı fiyatlıyor. Önlükte şube başına beden dağılımını, eldivende beden başına kutu adedini toplamak gerekiyor.

Kırılımı talep metnine sıkıştırmaya çalışmayın. MediSupp'ta talebe dosya ekleyebiliyorsunuz; şube listesi, adresler ve beden kırılımı tek bir tabloda gitmek üzere hazırlanabiliyor. Tedarikçinin okuyabildiği bir tablo, on satır açıklamadan hızlı anlaşılıyor.

Tek talep, çok adrese teslim

Merkezî alımın tedarikçi tarafındaki karşılığı çok adresli teslim. Bu, fiyatı doğrudan etkileyen bir koşul ve talepte yazılmadığında teklif eksik geliyor; sonradan eklendiğinde ise fiyat değişiyor.

Talebe yazılması gerekenler:

• Kaç adrese teslim yapılacağı ve adreslerin şehir bazında dağılımı.
• Her adrese gidecek miktar. Toplam adet aynı olsa bile dağılımın dengesizliği nakliyeyi değiştiriyor.
• Teslim takvimi: hepsi aynı hafta mı, aylık partiler hâlinde mi?
• Her adreste kat, asansör durumu ve teslim alınabilecek saat aralığı.
• Faturalamanın tek mi yoksa adres bazında mı yapılacağı. Şubeler ayrı tüzel kişiliklerse bu belirleyici bir bilgi.

Nakliye ve teslim farkı fiyata nasıl yansıyor

Çok adresli teslimde iki teklif aynı birim fiyatı verse bile aynı teklif olmayabiliyor. Farkı yaratan şey nakliyenin fiyata dahil olup olmadığı ve dağıtımın kime bırakıldığı.

Üç yaygın kurgu var. Tedarikçi her adrese ayrı teslim yapıyor ve nakliyeyi fiyata katıyor. Tedarikçi tek adrese teslim ediyor, şubeler arası dağıtımı siz üstleniyorsunuz. Ya da nakliye ayrı bir kalem olarak faturalanıyor. Üçünün toplam maliyeti farklı ve teklifte hangisinin geçerli olduğu yazmıyorsa karşılaştırma eksik yapılıyor.

İkinci teslim biçimi kâğıt üzerinde en ucuz görünen seçenek ama kendi aracınızı, personelinizi ve zamanınızı kullanıyor. Bu maliyeti hesaba katmadan karşılaştırma yapmak, tasarrufu başka bir kaleme taşımaktan ibaret kalıyor.

Şube bazlı tüketim farkını görmek

Merkezî alımın en az konuşulan faydası fiyat değil, karşılaştırma. Kalemler tek listede toplandığında şubeler arasındaki tüketim farkı ilk kez görünür oluyor.

Ham adet karşılaştırması yanıltıcı; şube büyüklükleri farklı. Anlamlı olan, tüketimi ortak bir paydaya bölmek: hasta sayısı, işlem sayısı ya da çalışan sayısı. Örneğin bir şubede işlem başına düşen eldiven kutusu diğerinin iki katıysa, bu ya farklı bir çalışma biçimine ya da bir stok kaydı sorununa işaret ediyor.

Bu karşılaştırmanın amacı şube denetlemek değil, planlamayı düzeltmek. Fark çoğu zaman meşru bir sebebe dayanıyor ve o sebebi öğrenmek, bir sonraki dönemin miktarını doğru hesaplamayı sağlıyor.

Ürün birliğinin operasyonel karşılığı

Aynı ürünün her şubede aynı olması, fiyattan bağımsız bir kazanç. Sebepleri fiyatla ilgisiz ve gündelik.

Personel şubeler arası geçtiğinde alışkanlığını yanında getiriyor; ürün değişmediğinde uyum süresi de yok oluyor. Bir şubede biten ürün diğerinden ödünç alınabiliyor. Belge takibi tek dosyada yürüyor. Sorun çıktığında muhatap tek ve mesele bir kez çözülüyor.

Buradaki tercih ürün karşılaştırması değil, standart kararı. Hangi ürünün kullanılacağı klinik bir karar ve size ait; merkezî alımın yaptığı şey, o kararın bir kez verilip her şubede aynı biçimde uygulanmasını sağlamak.

Merkezîleşmeye geçerken sık yapılan hatalar

Merkezîleşmeye geçerken en sık tekrarlananlar:

• Her şeyi bir anda merkeze almak. Hacimli üç beş kalemle başlayıp genişletmek, geri dönüşü olmayan bir tıkanma riskini ortadan kaldırıyor.
• Şubeye acil alım hakkı bırakmamak. Bırakılmadığında şube yine alıyor, ama kayıt dışı alıyor.
• Ortak kalem listesi kurmadan toplama yapmak. Farklı adlarla bildirilen aynı ürün, iki ayrı kalem olarak talebe giriyor.
• Teslim adreslerini talepte belirtmemek. Nakliye maliyeti teklifin dışında kalıyor ve faturada geri geliyor.
• Merkezî alıma geçtikten sonra şube stoklarını takip etmemek. Fiyat düştü ama ürün yanlış şubede duruyor.
• Tek tedarikçiye tam bağımlılık. Hacim tek elde toplandığında tedarik kesintisi bütün şubeleri aynı anda etkiliyor; ikinci bir kaynağı açık tutmak gerekiyor.