Klinikte yıllık sarf malzeme bütçesi nasıl planlanır?

Toplama pay eklemek bir plan değil

Yıllık sarf bütçesi çoğu yerde tek bir işlemle yapılıyor: geçen yılın toplam harcamasına bir pay ekleniyor ve rakam öyle bırakılıyor. Bu yöntem bir toplam üretiyor ama tek bir soruyu bile cevaplamıyor. Hangi kalem, ne zaman, ne miktarda alınacak?

Asıl sıkıntı, sapmanın kaynağının görünmemesi. Toplam tutuyorsa kimse bakmıyor; tutmuyorsa neyin arttığı bilinmediği için düzeltilecek bir şey de bulunamıyor. Aynı toplam kalem bazında yazıldığında hem yıl içinde izlenebilir hem de talep açma takvimine dönüştürülebilir hâle geliyor.

Kalem bazında planlamanın satın almaya doğrudan bir faydası daha var: hacim görünür oluyor. Yıllık adedi bilmeden tedarikçiye hacim gösteremiyorsunuz, hacim görmeyen tedarikçi de tek seferlik alım fiyatı veriyor.

Başlangıç noktası: geçen on iki ayın faturaları

Planlamanın hammaddesi geçmiş tüketim. Muhasebeden kalem bazlı döküm alınabiliyorsa iş kolay; alınamıyorsa fatura ekleri tek tek taranıyor. Bu tek seferlik bir yük: tabloyu bir kez kurduğunuzda ikinci yılın verisi kendiliğinden birikiyor.

Toplarken üç şeye dikkat edin. Birincisi birim: aynı ürün bir faturada kutu, diğerinde adet olarak geçtiyse toplam bozulur. İkincisi ambalaj: kutu içi adet değiştiğinde kutu sayısı yanıltıcı olur, bu yüzden hem kutu hem toplam adet yazılır. Üçüncüsü tek seferlik alımlar: kırılan bir cihazın yerine alınan yedek, önümüzdeki yılın tüketimi değildir ve tabloya girdiğinde planı olduğundan büyük gösterir.

Tablo şu altı sütunla kuruluyor. Son iki sütun planı eyleme çeviren kısım; ilk dördü olmadan da doldurulamıyorlar.

Kalemleri üçe ayırın

Tablo dolduktan sonra her kalemin bir sınıfa girmesi gerekiyor. Sınıf, o kalemin nasıl ve ne sıklıkla alınacağını belirliyor:

• SÜREKLİ TÜKETİLEN. Aylık tüketimi öngörülebilir, her ay benzer miktarda giden kalemler. Bütçedeki payı en büyük, öngörülebilirliği en yüksek grup. Yıllık hacim üzerinden fiyat almanın en anlamlı olduğu yer burası.
• MEVSİMSEL VEYA DALGALI. Tüketimi hasta yoğunluğuna, sezona ya da yapılan işlem tipine göre değişen kalemler. Yıllık toplam anlamlı ama aylık dağılım değil. Bu kalemlerde emniyet payı büyük tutulur, teslim takvimi esnek bırakılır.
• TEK SEFERLİK VE YATIRIM. Cihaz, mobilya, yenileme. Yıllık tüketim mantığı burada işlemiyor; her biri kendi kararı olan ayrı bir kalem. Bütçede ayrı bir başlık altında durması gerekiyor.

Sınıfın pratik karşılığı: hangi kalem nasıl alınır

Birinci gruptaki kalemler için yılda bir ya da iki kez talep açılır ve yıllık hacim gösterilir. İkinci grup için daha kısa aralıklı, daha küçük talepler açılır. Üçüncü grup her biri ayrı bir karar süreci olarak yürütülür ve sarf takviminden bağımsızdır.

Bir kalemin yıllık hacim üzerinden fiyatlanmaya uygun olması için üç koşulu birlikte sağlaması gerekiyor: tüketimi öngörülebilir olmalı, raf ömrü teslim takvimini kaldırmalı ve ürün özelliği yıl içinde değişmeyecek olmalı. Üçünden biri yoksa spot alım daha güvenli. Örneğin yeni bir işlem tipine başlamayı düşünüyorsanız o işleme bağlı sarfı yıllık bağlamak, kullanmayacağınız bir ürüne bağlanmak anlamına gelebiliyor.

Yıllık hacim göstermenin bir yıllık malı depoya yığmak olmadığını da not edin. İkisi ayrı kararlar ve aradaki fark toplu alım rehberinde ayrıntılı anlatılıyor.

Bütçe satırını tutar olarak değil, birim ve adet olarak yazın

Bir bütçe satırı yalnızca tutar olarak yazıldığında yıl içinde ne olduğu anlaşılmıyor. Fiyat mı arttı, tüketim mi arttı, ambalaj mı değişti? Üçü de aynı sayıyı büyütüyor ama üçünün cevabı bambaşka.

Aynı satır kalem, birim, yıllık adet ve birim başına hedef fiyat olarak yazıldığında sapmanın kaynağı doğrudan görünüyor. Adet arttıysa bu bir kullanım konusu ve klinik tarafını ilgilendiriyor; birim fiyat arttıysa bu bir tedarik konusu ve satın almayı ilgilendiriyor. İkisini aynı satırda toplamak, ikisini de görünmez yapıyor.

Bir yan fayda daha var: bu biçimde yazılmış bir bütçe satırı talep formuna neredeyse olduğu gibi geçiyor. Miktar, birim ve yıllık hacim zaten yazılı durumda.

Hedef birim fiyatı nereden geliyor

Birim ve adet yazıldıktan sonra satırın tamamlanması için bir sayı daha gerekiyor: o kalem için hedeflenen birim fiyat. Bu sayıyı bulmanın üç yolu var ve üçü aynı güvenilirlikte değil.

En zayıfı hafıza. Geçen sefer kaça alındığı hatırlanıyor ama hangi ambalajda, hangi ödeme koşuluyla ve hangi tarihte alındığı hatırlanmıyor. Bu üçü değiştiğinde sayı da anlamını yitiriyor.

Daha sağlamı geçmiş faturalardan çıkan gerçekleşen birim fiyat: toplam tutarın toplam adede bölünmesiyle bulunuyor ve içinde nakliye, indirim ve ambalaj değişimi zaten var. Kalemin yıl içindeki fiyat seyrini gösteren en dürüst sayı bu.

En güncel olanı ise güncel teklifler. Planlama döneminde gerçekten alacağınız birkaç hacimli kalem için talep açmak, hedef fiyatı tahmine değil bugünkü piyasaya bağlıyor; aynı çalışma mevcut tedarikçinizin fiyatının nerede durduğunu da gösteriyor.

Burada bir incelik var. Teklif veren tedarikçi her teklif için kredi harcıyor, yani teklif yazmak onun için bedelsiz değil. Alma niyeti olmadan yalnızca fiyat öğrenmek için açılan talep, karşı tarafa parasını ödediği bir işi boşa yaptırıyor ve bir sonraki gerçek talebinize daha az teklif gelmesiyle sonuçlanıyor. Planlama için talep açacaksanız, o yılki alım listenizde zaten olan kalemleri seçin.

Yıl içinde bakılacak üç sayı

Yılda bir kez yapılan planın yılda bir kez kontrol edilmesi geç kalıyor. Üç aylık aralıklarla üç sayıya bakmak yeterli:

• GERÇEKLEŞEN ADET VE PLANLANAN ADET. Kalem bazında, iki sayı yan yana. Hangi kalemin planın önünde gittiği tek bakışta görünüyor.
• ORTALAMA BİRİM FİYAT. Aynı kalemin dönem içindeki ortalama birim fiyatı. Bu sayı, tedarikçiyle konuşulacak konuları belirliyor.
• PLAN DIŞI ALIM SAYISI. Takvimde olmayan, stok bitince aceleyle yapılan alımların adedi. Bu sayı yüksekse sorun bütçede değil, stok takibinde.

Bütçeyi talep takvimine çevirmek

Planın son adımı, tablodaki talep ayı sütununu doldurmak. Her kalem için talebin hangi ay açılacağını yazmak, planı takip edilebilir bir işe dönüştürüyor. Yazılmadığında plan duruyor ama alım yine stok bitince yapılıyor.

Talep açma tarihini belirlerken üç süreyi geriye doğru toplayın: teklif toplama süresi, kurum içi onay süresi ve tedarikçinin teslim süresi. Örneğin bir hafta teklif toplama, bir hafta onay ve iki hafta teslim gerektiren bir kalemde, stok bitiş tarihinden en az bir ay önce talebin açılmış olması gerekiyor.

Bu üç süreden en belirsizi genellikle onay süresi. Kimin neyi hangi tutarda onayladığı yazılı değilse teklifler geçerlilik süresi dolana kadar bekliyor ve süreç baştan başlıyor; bu konu ayrı bir rehberde ele alınıyor.

Aynı ay içinde aynı kategoriye giren kalemleri tek talepte toplamak mantıklı. Farklı kategorileri tek talepte birleştirmek ise ters etki yapıyor: hiçbirinin uzmanı olmayan tedarikçilerden teklif geliyor.

Bütçe planında sık yapılan hatalar

Aşağıdakiler plan yapılmadığı için değil, plan yanlış biçimde tutulduğu için ortaya çıkan hatalar:

• Bütçeyi yalnızca toplam tutar olarak kurmak. Sapma çıktığında kaynağı bulunamıyor.
• Cihaz ve mobilya alımını sarf bütçesinin içine gömmek. Tek bir yatırım kalemi, sarf tarafı kontrolden çıkmış gibi görünmesine yol açıyor.
• Kutu içi adet değişimini gözden kaçırmak. Kutu fiyatı sabit kalıp içindeki adet azaldığında birim maliyet artıyor, fatura toplamı ise değişmiyor.
• Geçen yılın tek seferlik alımlarını tüketim verisine dahil etmek.
• Planı yaptıktan sonra bir daha açmamak. Dönemsel kontrol olmadan plan, yıl sonunda bakılan bir belgeye dönüşüyor.
• Talep ayını yazmamak. Miktar doğru hesaplanmış olsa bile alım zamanı yine tesadüfe kalıyor.