Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir, talep ne zaman açılır?

Geç açılan talep fiyatı doğrudan yükseltiyor

Çoğu klinikte bir kalemin bittiği, rafın boşaldığı gün fark ediliyor. O anda ihtiyaç çoktan oluşmuş oluyor: talep aynı gün açılıyor, gelen ilk makul teklif kabul ediliyor ve karşılaştırma diye bir şey kalmıyor. Aradaki fark, çoğu zaman pazarlıkla kazanılabilecek her şeyden büyük.

Oysa sipariş kararının rafa bakarak verilmesi gerekmiyor. Kalem başına bir eşik sayısı tanımlanmışsa — stok şu seviyeye indiğinde talep açılır — karar kişinin o gün dikkatli olmasına bağlı olmaktan çıkıyor. Bu yazının konusu o eşik sayısının nasıl bulunacağı.

Eşiği hesaplamak bir stok yazılımı gerektirmiyor. Gereken üç sayı, geçen yılın faturalarında ve teslimat tarihlerinde zaten duruyor.

Her kalem için bilmeniz gereken üç sayı

Yeniden sipariş noktası, aşağıdaki üç bilginin dışında hiçbir şeye ihtiyaç duymuyor. Üçünü de kaba tahminle doldurmak, hiç doldurmamaktan iyi:

• GÜNLÜK TÜKETİM. Bir kalemden ortalama bir günde kaç birim harcanıyor. Aylık alım miktarını çalışılan gün sayısına bölmek başlangıç için yeterli. Birimi baştan sabitleyin: kutu mu, adet mi, paket mi — sonradan karıştırılan en sık şey bu.
• TEDARİK SÜRESİ. Talebi açtığınız günden malın rafa girdiği güne kadar geçen TOPLAM gün. Yalnızca kargo değil; teklif toplama, karar ve onay, sipariş, sevkiyat ve mal kabul bu sürenin içinde.
• EMNİYET PAYI. Tüketim de tedarik süresi de sabit değil. Emniyet payı, ikisinin aynı hafta kötü gitmesini karşılayan yastık ve gün cinsinden tutulduğunda hesabı kolaylaştırıyor.

Üç sayıdan eşiği çıkarmak

Aritmetik tek satır: günlük tüketim, tedarik süresi ile emniyet payının toplamıyla çarpılıyor. Çıkan sayı, stok o seviyeye indiğinde talep açılması gereken miktar.

Aşağıdaki tabloyu kendi kalemleriniz için doldurun. Tablodaki satırlar örnektir; sayılar gerçek bir ölçüme değil, hesabın nasıl işlediğini göstermeye dayanıyor.

Tedarik süresini söylenene göre değil, gerçekleşene göre yazın

Hesabı bozan en sık şey, tedarik süresine tedarikçinin telefonda söylediği sayının yazılması. Söylenen süre iyi niyetli bir tahmin; sizin ihtiyacınız olan, o kalemin geçen sefer gerçekten kaç günde geldiği.

Bunu ölçmek için üç tarih yeterli: talebin açıldığı gün, teklifin kabul edildiği gün, malın teslim alındığı gün. MediSupp'ta ilk ikisi kayıtta zaten duruyor — talep ve teklif tarihleri siliniyor değil, kabul edilen teklif kalıcı kayıt. Üçüncüsünü mal kabul sırasında not etmeniz yeterli.

Birkaç sipariş sonra elinizde kalem bazında gerçek bir süre oluşuyor. Bir kalemin süresi tahmininizin belirgin biçimde üzerinde çıkıyorsa iki seçeneğiniz var: emniyet payını büyütmek ya da o kalem için ikinci bir tedarik kaynağı aramak.

Teklif toplama penceresini süreye dahil edin

Tedarik süresinin içindeki en sıkıştırılabilir parça teklif toplama penceresi — ve tam da bu yüzden en pahalıya mal olan parça. Son teklif tarihini iki güne çektiğinizde talep daha az tedarikçiye ulaşmıyor, ama daha azı yetişebiliyor.

Pratik yaklaşım: eşiği hesaplarken teklif toplamaya ayırmak istediğiniz günü tedarik süresinin bir parçası olarak yazın. Kalemin kargo süresi kısa olsa bile, karşılaştırılabilir sayıda teklif toplamak için gereken günü kendinize tanımış olursunuz.

Talep açmak bir taahhüt değil. Teklifleri toplayıp bekletmek, sonra bütçe uygun olduğunda kabul etmek mümkün; ama teklifin geçerlilik süresi olduğunu unutmayın, süresiz bekletilmiyor.

Tüketimi dalgalı kalemlerde emniyet payı

Bazı kalemlerin tüketimi haftadan haftaya oynuyor: sezona bağlı kalemler, belirli bir işlem sayısına bağlı sarflar, tek bir hekimin programına bağlı olanlar. Bu kalemlerde ortalama günlük tüketim yanıltıcı, çünkü ortalamanın iki katı bir hafta her zaman mümkün.

Dalgalı kalemlerde emniyet payını, yoğun haftalardaki tüketime bakarak büyütün — ortalamaya değil, gördüğünüz en yüksek haftaya. Bu, fazla stok tutmak demek ve bir maliyeti var; ama kalem bittiğinde işlemin durduğu bir üründen söz ediyorsanız bu maliyet ucuz.

Ters yönü de geçerli: yavaş tüketilen ve raf ömrü kısa olan kalemlerde emniyet payını büyütmek, stoku çöpe çevirebiliyor. Bu takasın nasıl kurulacağı depolama tarafının konusu.

Takip için karmaşık bir sisteme gerek yok

Yazılım almadan da işleyen üç yöntem var. Üçünü birlikte kullanmak, tek başına herhangi birinden daha güvenilir:

• RAFTA GÖRSEL İŞARET. Sipariş noktasına denk gelen yere renkli bir bant ya da ayrılmış bir kutu koyun. O işaret göründüğünde talep açılıyor. En basit ve en çok işe yarayan yöntem.
• AYLIK SAYIM GÜNÜ. Ayın belirli bir gününde kritik kalemler sayılıyor. Tüm depoyu değil, listeye aldığınız kalemleri saymak yeterli.
• SİPARİŞ DEFTERİ. Hangi kalem, hangi tarihte, hangi miktarda ve hangi tedarikçiden alındı. Bir yıl sonra tüketim tablosunu bundan çıkarıyorsunuz.
• SORUMLU KİŞİ. Eşiği kim izliyor ve talebi kim açıyor — isim yazılı değilse yöntemlerin hiçbiri çalışmıyor.

Eşiğe inildiğinde ne kadar sipariş edilir

Sipariş noktası ne zaman sorusunu cevaplıyor, ne kadar sorusunu değil. İkincisi ayrı bir karar ve üç sınırın arasında kalıyor: kaç aylık ihtiyacı karşılamak istediğiniz, kalemin raf ömrü, ve tedarikçinin asgari sipariş miktarı.

Başlangıç noktası basit: aylık tüketimi, kapsamak istediğiniz ay sayısıyla çarpın ve elinizdeki mevcut stoku düşün. Kapsama süresini uzatmak birim fiyatı düşürüyor, ama bağlanan nakti ve raf ömrü riskini büyütüyor; bu takasın hesabı depolama tarafının konusu.

Miktarı belirlerken talebe iki bilgiyi birden yazmak işinize yarıyor: alacağınız miktar ve yıllık yaklaşık ihtiyacınız. İkisi aynı şey değil ve tedarikçinin fiyatı çoğu zaman ikincisine göre şekilleniyor.

• Raf ömrü kısa olan kalemlerde kapsama süresini raf ömrünün altında tutun; aşan kısım kazanç değil kayıp.
• Tedarikçinin asgari sipariş miktarı, ihtiyacınızın üzerindeyse bunu talep aşamasında öğrenin — teslimat sonrasında değil.
• Depolama alanı da bir sınır. Koridora yığılan koli, ambalajın en hızlı yıprandığı yer.
• Aynı tedarikçiden birden fazla kalem alıyorsanız, eşiğe yakın kalemleri tek talepte birleştirmek nakliye kalemini azaltıyor.

Bu hesabı bozan alışkanlıklar

Eşik hesabı basit olduğu için hatalar da hep aynı yerlerde tekrarlanıyor:

• Bütün kalemler için eşik belirlemeye çalışmak. Yüz kalemlik bir liste ilk ay terk ediliyor. Bitmesi işi durduran on beş kalemle başlayın.
• Birimi karıştırmak. Tüketim kutu, sipariş adet üzerinden yazıldığında hesap sessizce yanlış çıkıyor.
• Tedarik süresine yalnızca kargo günlerini yazmak. Onay bekleyen bir talebin geçirdiği gün de tedarik süresidir.
• Eşiği bir kez belirleyip bir daha bakmamak. Hasta sayısı ya da işlem hacmi değiştiğinde günlük tüketim de değişiyor.
• Eşiğe inildiğinde önce fiyat araştırmaya başlamak. Fiyat araştırması zaten talep açmanın kendisi; sıra tersine çevrildiğinde günler kayboluyor.