Stok bittiğinde acil tedarik: hıza göre teklif toplamak

Aciliyet neyi değiştiriyor

Acil alımda karar ölçütü fiyat olmaktan çıkıp süreye dönüşüyor. Bu doğal ve kaçınılmaz; sorun, ölçüt değiştiğinde diğer her şeyin de gevşemesi. En sık görülen tablo şu: telefonla ulaşılabilen tek tedarikçiden, yazılı bir teklif almadan, miktarı ve markası konuşulmadan alım yapılıyor.

Oysa aciliyet, karşılaştırmayı imkânsız kılmıyor; yalnızca pencereyi daraltıyor. Dar bir pencerede üç teklif toplamak, tek bir telefondan gelen fiyatı kabul etmekten hâlâ iyi ve bunun için gereken şey birkaç saat değil, talebin doğru yazılması.

Bir noktayı baştan söylemek gerekiyor: hızlı teslim, tedarikçi için gerçek bir maliyettir. Aynı gün kurye, elindeki stoktan ayırma, başka bir müşterinin siparişini bekletme. Acilde fiyatın normalden yüksek çıkması istismar değil, çoğu zaman işin karşılığı. Sizin işiniz o farkın makul kalmasını sağlamak.

Acil talep, normal talepten neyi farklı yazar

Aciliyeti başlığa 'ACİL' yazarak ifade etmek işe yaramıyor; herkesin talebi kendince acil. Tedarikçinin teklif verebilmesi için gereken şey duygu değil tarih.

Farkı üç yerde yapıyorsunuz: son teklif tarihini kısa tutmak, ürünün hangi tarihte elde olması gerektiğini yazmak, ve o tarihe yetişmeyen teklifin değerlendirilmeyeceğini açıkça belirtmek. Üçüncüsü kaba görünüyor ama tedarikçinin boşuna emek harcamasını önlüyor.

Acil talep şablonu: yazılacak cümlelerin sırası

Aşağıdaki altı cümleyi bu sırayla yazmak, bir acil talebi cevaplanabilir hâle getirmeye yetiyor. Köşeli parantezleri kendi bilginizle doldurun:

• 1. NE: [ürün adı, teknik ayırt edici özellik, marka-model gerekiyorsa], [miktar] [birim].
• 2. NE ZAMAN: Ürünün [tarih] tarihinde, [saat] itibarıyla [adres] adresinde olması gerekiyor.
• 3. KESİN SINIR: Bu tarihe yetişmeyen teklifleri değerlendiremiyoruz.
• 4. STOK DURUMU SORUSU: Ürün hâlihazırda elinizde mi, yoksa tedarik mi edilecek? Elinizdeki miktarı belirtin.
• 5. KISMİ TESLİM: [miktar] kadarı belirtilen tarihte teslim edilebiliyorsa, kalanı için normal teslim süresi kabul edilebilir.
• 6. ESNEK OLAN: [marka / ambalaj biçimi / kutu adedi] konusunda esnekiz. Muadil teklif [kabul ediliyor / edilmiyor].

Az sayıda teklifle karar vermek

Acilde beş teklif beklemek lüks. Karar iki ya da üç teklifle verilecekse, her teklifin taşıması gereken asgari bilgi seti şu — eksikse mesajlaşarak tamamlayın, tahmin etmeyin:

• Fiyat ve KDV temeli. Platformda karşılaştırma KDV dahil tutar üzerinden yapılıyor, kendi çarpımınızı yapmanız gerekmiyor.
• Ürün elde mi, tedarik mi edilecek. Aciliyette bu tek soru, teslim taahhüdünün gerçekliğini belirliyor.
• Teslim tarihi ve saati. 'En kısa sürede' bir taahhüt değil; tarih isteyin.
• Teslim biçimi ve kime ait olduğu: kargo mu, kurye mi, kendi aracı mı; ücreti fiyata dahil mi.
• Marka, model ve kutu içi adet. Acil alımın en sık hatası, kutu adedi farklı bir üründe adet başı maliyeti gözden kaçırmak.
• Teklif edilen miktarın tamamı mı, bir kısmı mı karşılanıyor.

Neyi esnetebilirsiniz, neyi esnetemezsiniz

Acilde taviz vermek zorundasınız; hangi tavizin verileceğine önceden karar vermek, o anda karar vermekten çok daha iyi sonuç veriyor.

Kısmi teslimat: aciliyeti miktarla sınırlamak

Acil olan çoğu zaman ihtiyacın tamamı değil, önümüzdeki birkaç günü kurtaracak kısmı. Bu ayrımı yapmak, alımın tamamını acil fiyatından yapmanızı önlüyor.

Pratikte iki başlıklı ilerliyorsunuz: köprü miktarı hızlı teslimle, kalanı normal teslim süresiyle ve normal fiyatla. Aynı talep içinde kısmi teslimata açık olduğunuzu yazdığınızda, elinde sınırlı stok bulunan tedarikçi de teklif verebiliyor — aksi hâlde tamamını karşılayamadığı için geçiyor.

Kısmi teslimatta iki evrak takibi zorlaşıyor: her parti için ayrı irsaliye geliyor ve fatura tek seferde kesilebiliyor. Hangi partide ne geldiğini kaydetmezseniz eksik gönderim aylar sonra fark ediliyor.

Teklifi kabul ettikten sonra teslimi takip etmek

Acil alımda işin yarısı kabul tuşuna basıldığında bitmiyor. Taahhüt edilen tarihe güvenip beklemek, tarihin kaydığını ancak o gün öğrenmek demek — ve o noktada elinizde hiçbir seçenek kalmıyor.

Kabul ettikten hemen sonra mesajlaşma üzerinden dört şeyi yazılı olarak netleştirin. Yazılı olması önemli: telefonda söylenen saat, gecikme yaşandığında tartışmalı hâle geliyor.

• Sevkiyat ne zaman çıkacak ve hangi taşıyıcıyla gidecek; takip numarası paylaşılacak mı.
• Teslimin yapılacağı gün ve saat aralığı; o saatte teslim alacak kişinin adı ve telefonu.
• Ara kontrol noktası: teslim tarihinden bir gün önce durum teyidi. Kayma varsa bir gün önce öğrenmek, aynı gün öğrenmekten farklı bir şey.
• Kayma hâlinde ikinci seçenek: tekliflerini reddetmediğiniz diğer tedarikçiler hâlâ ulaşılabilir mi, hangi miktarı hangi sürede karşılayabilirler.

Aynı acili ikinci kez yaşamamak

Acil alım bittiğinde, henüz hafızası tazeyken üç soruyu yazılı olarak cevaplayın. Bu kayıt, aynı kalemin bir daha aynı duruma düşmemesini sağlayan tek şey:

• Bu kalemin bittiği ne zaman fark edildi, ne zaman fark edilmeliydi?
• Normal fiyat ile acil fiyat arasındaki fark neydi? Bu fark, o kalem için daha yüksek bir emniyet payının maliyetinden büyük mü?
• Aciliyetin sebebi tüketimin artması mı, teslimatın gecikmesi mi, yoksa talebin geç açılması mı? Üçünün çözümü farklı.

Acil alımda tekrarlanan hatalar

Acil alımın hataları pahalı, çünkü hepsi baskı altında ve tek seferde yapılıyor:

• Talebe tarih yerine 'çok acil' yazmak. Tedarikçi neye yetişeceğini bilmediği için ya teklif vermiyor ya da yetişmeyen bir süre yazıyor.
• Tek tedarikçiyle telefonda anlaşıp yazılı teklif almamak. Sonradan fiyat, miktar veya teslim koşulu tartışmalı hâle geldiğinde elinizde hiçbir şey kalmıyor.
• İhtiyacın tamamını acil fiyatından almak. Köprü miktarı ile asıl siparişi ayırmak çoğu durumda mümkün.
• Aciliyet gerekçesiyle mal kabulü atlamak. Kutu sayılmadan imzalanan irsaliye, acil alımda normalden daha sık sorun çıkarıyor.
• Acil alımı kayıt dışında bırakmak. Kayda geçmediği için bir sonraki bütçede o kalemin gerçek maliyeti görünmüyor.
• Sorunu çözdükten sonra sebebe hiç bakmamak. Aynı kalem birkaç ay içinde yeniden acile düşüyor.