Sipariş, irsaliye ve fatura nasıl eşleştirilir?

Üç evrak, üç ayrı soru

Elinizde bir alıma ait üç belge var ve üçü aynı şeyi anlatıyormuş gibi görünüyor. Görünmüyorlar: farklı zamanlarda, farklı kişiler tarafından, farklı amaçlarla üretiliyorlar ve her biri ayrı bir soruyu cevaplıyor.

Kabul edilen teklif ne sipariş edildiğini ve hangi koşulla sipariş edildiğini söylüyor. İrsaliye ne geldiğini söylüyor. Fatura ne için ödendiğini söylüyor. Üçü tuttuğunda ödeme yapılır; tutmadığında ödemeden önce sebebinin bulunması gerekiyor.

Bu kontrol atlandığında ortaya çıkan kayıp gürültüsüz oluyor. Eksik gelen bir kalem tam faturalandığında kimse itiraz etmiyor, çünkü faturayı gören kişi kutuyu açan kişi değil. Kaybın büyüklüğü tek bir alımda küçük; yıl boyunca tekrarlandığında bütçedeki en sessiz sızıntı hâline geliyor.

Hangi alan hangi evrak çiftinde kontrol edilir

Eşleştirme belgeleri baştan sona okumak değil, belirli alanları karşılaştırmak demektir. Alan bazında bakıldığında rutin bir sarf alımının kontrolü birkaç dakika sürüyor.

Eşleştirme iki aşamada yapılır

Bu kontrolü tek seferde, fatura geldiğinde yapmak geç kalıyor: mal çoktan depoya girmiş, kutular açılmış ve neyin geldiğini kimse hatırlamıyor oluyor. Eşleştirme iki ayrı ana bölünüyor.

Birinci aşama teslim anında: kabul edilen teklif ile irsaliye karşılaştırılıyor. Bu aşamada bakılan şey ne geldiği; fiyat henüz konu değil. Ürün, miktar, birim, kutu içi adet, lot ve son kullanma tarihi burada kontrol ediliyor. Fark varsa irsaliyeye şerh düşmek, sonradan yazışmakla kıyaslanamayacak kadar güçlü bir kayıt.

İkinci aşama ödeme öncesinde: irsaliye ile fatura karşılaştırılıyor. Burada bakılan şey ne için ödendiği. Miktarın irsaliyeyle, fiyatın ve KDV temelinin teklifle tutması gerekiyor.

İki aşamayı farklı kişiler yapıyorsa evrakın nerede birleşeceğinin tanımlı olması gerekiyor. Pratikte en çok kaybedilen belge şerhli irsaliye oluyor: teslim alan kişi şerhi düşüyor, muhasebe o nüshayı hiç görmüyor ve fatura sorunsuz ödeniyor.

En sık çıkan üç uyuşmazlık

Farkların büyük çoğunluğu üç başlıkta toplanıyor ve üçünün de çözümü farklı:

• EKSİK GÖNDERİM, TAM FATURA. Kalemin bir kısmı gelmiş, fatura sipariş edilen miktar üzerinden kesilmiş. Genellikle kötü niyet değil, tedarikçinin kısmi gönderimi sistemine işlememesinden kaynaklanıyor. Çözüm irsaliyedeki miktarın esas alınması ve farkın kalem bazında bildirilmesi.
• FARKLI KUTU ADEDİ. Kutu sayısı sipariştekiyle aynı ama kutu içi adet değişmiş. Fatura toplamı doğru görünüyor, birim maliyet ise değişmiş oluyor. Bu fark yalnızca adet üzerinden hesap yapıldığında görülüyor; kutu üzerinden bakan hiçbir kontrol yakalamıyor.
• FİYAT FARKI. Faturadaki birim fiyat teklifteki fiyattan yüksek. Sebebi çoğunlukla teklifin geçerlilik süresinin dolmuş olması ya da indirimin sisteme işlenmemesi. Kabul edilen teklif elde olduğunda tartışma tek belgeye bakarak bitiyor.

Kısmi teslimatta eşleştirme

Kısmi teslimat eşleştirmeyi zorlaştırmıyor, yalnızca dosyanın daha uzun süre açık kalmasını gerektiriyor. Kural basit: sipariş kapanana kadar bakiye takip ediliyor.

Her teslimat kendi irsaliyesiyle ayrı bir satır oluyor ve o satırda ne geldiği yazılıyor. Sipariş bakiyesi, kabul edilen tekliften gelen toplamdan bugüne kadar teslim alınanların düşülmesiyle bulunuyor. Bakiye sıfırlanmadan dosya kapatılmıyor.

Faturalama biçimini baştan netleştirmek gerekiyor: her teslimat ayrı mı faturalanacak, yoksa sipariş tamamlandığında tek fatura mı kesilecek? İkisi de olabilir ama karar sonradan verildiğinde eşleştirme karışıyor. Bu soruyu teklif aşamasında sormak en ucuzu.

Kısmi teslimatta en sık atlanan nokta kalan bakiyenin süresi. Kalanın ne zaman geleceği yazılı değilse bakiye aylarca açık kalıyor ve sonunda unutuluyor; ödeme ise çoktan yapılmış oluyor.

Fark çıktığında izlenecek adımlar

Uyuşmazlık bulunduğunda yapılacakların sırası önemli. Sıra bozulduğunda, özellikle ödeme farkın tespitinden önce yapıldığında, elinizdeki tek koz kayboluyor.

• 1. İlgili kalemin ödemesini bekletin. Faturanın tamamını bloke etmeyin; sorunsuz kalemler ödenebilir durumda kalsın.
• 2. Farkın hangi evrak çiftinde olduğunu belirleyin. Teklif ile irsaliye arasındaysa bu bir teslim sorunu, irsaliye ile fatura arasındaysa bir faturalama sorunu. İkisinin muhatabı ve çözümü farklı.
• 3. Farkı kalem, miktar ve tutar vererek yazılı bildirin. Sözlü bildirim kayıt bırakmıyor ve tekrar eden sorunlarda dayanak oluşturmuyor.
• 4. Talep ettiğiniz düzeltmeyi açıkça yazın: eksik kalemin tamamlanması, fiyatın teklife göre düzeltilmesi ya da faturanın düzeltilmesi. Muhasebe tarafındaki düzeltmenin hangi belgeyle yapılacağı mali müşavirinize sorulacak bir konu.
• 5. Yazışmayı kayıt kalan bir kanalda yürütün. Telefonda anlaşılan çözüm, ikinci bir sorun çıktığında hiçbir işe yaramıyor.
• 6. Sonucu dosyaya ekleyin ve kapatın. Bu kayıt, dönem sonunda tedarikçiyle yapılacak görüşmenin gündemini oluşturuyor.

Kabul edilen teklif dosyanın hazır bacağı

Üçlü eşleştirmenin en zayıf halkası genellikle ilk belge oluyor. Telefonla ya da mesajla alınan fiyatın yazılı bir karşılığı olmadığında, karşılaştırılacak bir sipariş kaydı da bulunmuyor ve fatura tek başına doğru kabul ediliyor.

MediSupp üzerinden kabul edilen teklif bu boşluğu kapatıyor: fiyat, KDV temeli, teslim süresi, açıklama ve varsa ekleri hesabınızda kayıtlı kalıyor. Fatura geldiğinde karşılaştırılacak belge aranmıyor, açılıyor.

Teklif kabul edildikten sonra açılan mesajlaşma da aynı dosyanın parçası. Kısmi teslimat, gecikme ya da miktar değişikliği gibi sonradan konuşulan her şeyin yazılı kaydı orada kalıyor; bu, uyuşmazlıkta hafızaya dayanmak zorunda kalmamak demek.

MediSupp aracı bir platform: satışın tarafı değiliz, fatura kesmiyoruz ve evrak denetimi yapmıyoruz. Yaptığımız şey, sipariş bacağının kaybolmamasını sağlamak.

Eşleştirmeyi işe yaramaz kılan hatalar

Eşleştirmeyi işe yaramaz hâle getiren alışkanlıklar:

• Faturayı doğrudan teklife karşı okumak. Aradaki irsaliye atlandığında gelmeyen mal da ödenmiş oluyor.
• Kutu üzerinden karşılaştırma yapmak. Ambalaj değişimi ancak toplam adet üzerinden görülüyor.
• Şerhli irsaliye nüshasını muhasebeye ulaştırmamak. Şerh var ama ödeme kararını veren kişi görmüyor.
• KDV temellerini karıştırmak. Teklif KDV hariçse fatura toplamıyla değil, matrahla karşılaştırılıyor.
• Kısmi teslimatta bakiye takibi tutmamak. Kalan mal unutuluyor, ödeme tamamlanmış oluyor.
• Farkı ödeme yapıldıktan sonra bildirmek. Tespit ödemeden önce yapıldığında çözüm günler, sonra yapıldığında haftalar sürüyor.