Tıbbi cihaz ve sarf alımında istenen belgeler
Belge konusu genellikle sipariş sonrasında, en kötü zamanda gündeme geliyor. Oysa hangi belgeyi beklediğinizi talep aşamasında yazmak, belge sağlayamayacak tedarikçinin daha teklif verirken elenmesini sağlıyor. Bu yazı, satın alma tarafında hangi belgenin ne işe yaradığını anlatıyor.
5 dakikalık okuma
Belgeyi kim sağlıyor
Ürünlerin gerekli belge, kayıt ve izinlerinin bulunması tedarikçinin sorumluluğunda. MediSupp aracı bir platform; belgeleri düzenlemiyor, doğrulamıyor ve ürünlerin mevzuata uygunluğuna dair bir taahhütte bulunmuyor.
Sizin yapabileceğiniz ve yapmanız gereken şey, beklentinizi teklif aşamasında açıkça yazmak. Talebinizde 'CE belgeli ürün istiyoruz, belge teklif ekinde veya talep üzerine paylaşılmalı' yazmak, sonradan çıkacak tartışmanın çoğunu baştan kapatıyor.
Satın alma tarafında sık istenen belgeler
Aşağıdakiler alıcıların yaygın olarak talep ettiği belgeler. Hangisinin sizin alımınız için gerekli olduğu ürüne, kurumunuzun prosedürüne ve varsa geri ödeme kurumunun şartlarına bağlı:
- CE uygunluk beyanı — ürünün ilgili düzenlemelere uygunluğunu üreticinin beyan ettiği belge.
- ÜTS (Ürün Takip Sistemi) kaydı — tıbbi cihazların Türkiye'deki kayıt ve izlenebilirlik sistemi.
- Analiz veya parti sertifikası — belirli bir üretim partisine ait test bilgileri; sarf ve kit alımlarında isteniyor.
- Biyosidal ürün ruhsatı — dezenfektan ve benzeri ürünlerde.
- Yetkili satıcı / distribütör belgesi — tedarikçinin o markayı satma yetkisini gösteren belge.
- Garanti belgesi ve servis taahhüdü — cihaz alımlarında.
- Kalibrasyon sertifikası — ölçüm yapan cihazlarda, teslimde veya periyodik olarak.
Ne zaman isteyeceğinizi de yazın
Belgeyi 'teslimatta' istemekle 'teklifle birlikte' istemek çok farklı iki şey. Kritik bir alımdaysanız teklif aşamasında isteyin; küçük bir sarf alımında teslimatla birlikte istemek yeterli olabiliyor.
Talebinize hangi belgeyi ne zaman beklediğinizi yazmak, tedarikçinin fiyatını da etkiliyor — bazı belgeleri temin etmek zaman ve maliyet gerektiriyor.
Fatura ve vergi tarafı
Tedarikçilerin fatura bilgileri (vergi dairesi ve vergi numarası) platformda kayıtlı. Kurumunuzun satın alma prosedürü özel bir fatura düzeni gerektiriyorsa (örneğin kalem bazlı dökümlü fatura) bunu talebe yazın.
Teklif fiyatlarının KDV dahil mi hariç mi olduğu her teklifte belirtiliyor ve karşılaştırma KDV dahil tutar üzerinden yapılıyor.
Sık sorulanlar
- Tedarikçi belge veremezse ne olur?
- Teklifi kabul etmeden önce bunu öğrenmiş olursunuz — amaç zaten bu. Talebinizde belge beklentinizi yazdığınızda, sağlayamayacak tedarikçi ya teklif vermiyor ya da açıklamada durumu belirtiyor.
- MediSupp belgeleri kontrol ediyor mu?
- Hayır. Tedarikçilerin firma kaydını kontrol ediyoruz; ürün belgelerini doğrulamıyoruz ve ürünlerin uygunluğuna dair bir taahhütte bulunmuyoruz. Belgeler tedarikçi ile aranızda paylaşılıyor.
- Belgeleri platform üzerinden alabilir miyim?
- Tedarikçiler teklife dosya ekleyebiliyor ve teklif verdikten sonra mesajlaşma açılıyor; belge paylaşımı bu iki yoldan yapılabiliyor.
- Hangi belgelerin gerekli olduğunu nereden bilebilirim?
- Bu, kurumunuzun satın alma prosedürüne ve ilgili mevzuata bağlı; MediSupp bu konuda danışmanlık vermiyor. Kurumunuzun kalite veya satın alma birimi varsa listeyi oradan almak en güvenilir yol.
Talebinizi açın
Talebiniz yalnızca o kategoride hizmet veren, firma bilgileri kontrol edilmiş tedarikçilere gider. Sağlık kurumları için platform tamamen ücretsizdir.