Tek tedarikçiyle mi çalışmalı, birden çok tedarikçiyle mi?

Soru bütün alımlar için değil, kalem kalem sorulur

"Kaç tedarikçiyle çalışmalıyım" sorusunun tek bir cevabı yok, çünkü doğru cevap kaleme göre değişiyor. Kâğıt havlu ile kemik implantı aynı stratejiyle alınmıyor: birinde tedarik kesilirse aynı gün başka bir yerden bulunuyor, diğerinde ameliyat programı etkileniyor.

Bu yüzden kararı önce kalem sınıfı düzeyinde verin, sonra tedarikçi düzeyinde. Yüksek hacimli ve kolay ikame edilebilen kalemlerde tek kaynak genellikle mantıklı; ikamesi zor, cihaza bağlı ya da kritik kalemlerde ikinci kaynak bir maliyet değil sigorta.

Bir de gerçekçi olmak gerekiyor: küçük bir klinikte on beş kalem için ayrı ayrı strateji kurmak mümkün değil. Kalemlerinizi tutar ve kritiklik bakımından üçe ayırın; stratejiyi yalnızca en üstteki gruba uygulayın.

Önce kalemlerinizi ayırın

Strateji kurmadan önce alım listenizi sadeleştirin. Elli kalemin hepsi için ayrı karar vermek gerekmiyor; kalemleri iki eksende ayırmak yeterli. Birinci eksen yıllık tutar, ikinci eksen kesinti hâlinde ne olacağı.

Yıllık tutarı yüksek kalemler, üzerine düşünmenin karşılığını veren yerler: fiyattaki küçük bir fark bile yıl sonunda görünür oluyor. Kesintisi kritik olan kalemler ise tutarı düşük olsa bile stratejiyi hak ediyor — ucuz bir kalemin bulunamaması, pahalı bir kalemin biraz fazlaya alınmasından daha çok zarar verebiliyor.

Bu ayrımı yaptığınızda listede genellikle beş ile on arası kalem kalıyor. Kalanı için varsayılan yaklaşım yeterli: kolay bulunuyorsa tek kaynak, seyrek alınıyorsa her seferinde teklif.

• YÜKSEK TUTAR, KRİTİK: iki kaynak. Fiyatı da riski de yönetmek gerekiyor.
• DÜŞÜK TUTAR, KRİTİK: iki kaynak ya da yüksek emniyet stoku. İkisinden hangisi ucuzsa o.
• YÜKSEK TUTAR, KRİTİK DEĞİL: tek kaynak, yılda bir kez piyasa ölçümü.
• DÜŞÜK TUTAR, KRİTİK DEĞİL: tek kaynak, üzerine vakit harcamayın.

Tek kaynağın kazandırdıkları

Tek tedarikçide toplanmanın avantajları gerçek ve çoğu zaman hafife alınıyor. Alımı bölmenin bedeli, birim fiyattaki farktan büyük olabiliyor.

• HACİM. Tüm hacmi tek yere vermek, kademe atlatıyor. Yılda 480 kutuyu tek tedarikçiye vermekle ikiye bölmek arasındaki fiyat farkı genellikle burada çıkıyor.
• TANIŞIKLIK. Tedarikçi ürünlerinizi, teslim saatinizi, faturalama düzeninizi biliyor. Her siparişte baştan anlatmak zorunda kalmıyorsunuz.
• EVRAK VE OPERASYON. Tek cari hesap, tek ödeme günü, tek muhatap. Bu yükün büyüklüğü ancak dört tedarikçiyle çalışıldığında fark ediliyor.
• SORUN ÇÖZME. Bir kutu eksik geldiğinde kimin göndereceği belli. Aynı ürünü iki yerden alıyorsanız hangi partinin kimden geldiğini bulmak ayrı bir iş.
• PAZARLIK. Hacim tek yerdeyse tedarikçi o hacmi kaybetmek istemiyor; bu, iyi kullanıldığında bir pazarlık kozu.

Tek kaynağın riski

Tek kaynağın bedeli her gün değil, tam da en kötü günde ödeniyor. Riski üç başlıkta toplamak mümkün.

TEDARİK KESİLMESİ. Tedarikçi ürünü bulamadığında, firma el değiştirdiğinde veya distribütörlük değiştiğinde alternatifiniz yoksa acil alım yapmak zorunda kalıyorsunuz. Acil alımın fiyatı, bir yıl boyunca elde ettiğiniz indirimi tek seferde geri alabiliyor.

PAZARLIK GÜCÜNÜN KAYMASI. Alternatifi olmayan alıcı, zam görüşmesine elinde bir şey olmadan giriyor. Tedarikçi bunu bilir; kötü niyet gerekmiyor, yapı böyle işliyor.

PİYASADAN KOPMA. Üç yıldır aynı yerden alıyorsanız fiyatın nerede olduğunu bilmiyorsunuz. Zammın makul olup olmadığını ölçecek bir referansınız kalmıyor.

İkinci kaynağı canlı tutmak

İkinci kaynak, listede yazılı bir isim değil; sipariş verdiğinizde gönderen bir firma. Aradan bir yıl geçtikten sonra aranan yedek tedarikçi çoğu zaman artık o fiyatta çalışmıyor, o ürünü tutmuyor ya da sizi hatırlamıyor.

İlişkiyi açık tutmanın en ucuz yolu, hacmin küçük bir kısmını düzenli olarak ikinci kaynağa vermek. Bu, birim fiyatta küçük bir kayıp anlamına geliyor — ve bu kaybı bir sigorta primi olarak görmek doğru çerçeve.

Bir başka yol, satın almadan ölçmek: mevcut tedarikçinizle çalışırken de yılda bir kez aynı kalem için talep açmak. Gelen teklifler hem fiyatınızın nerede durduğunu gösteriyor hem de kimlerin bu ürünü tutmaya devam ettiğini.

• Hacmin küçük bir bölümünü ikinci kaynağa verin; oranı kaleme göre siz belirleyin.
• İkinci kaynağın ürünü, ambalajı ve kutu adedi ilk kaynakla aynı mı — bu bilgiyi güncel tutun.
• Yılda bir kez piyasayı ölçün; tedarikçi değiştirmeyecek olsanız bile.
• Kritik kalemlerde ikinci kaynağın teslim süresini de kayda geçirin; acil durumda kaç gün olduğunu bilmek gerekiyor.

Hangi kalemde tek kaynak makul

Karar için üç ölçüt yeterli. Üçü de "evet" ise tek kaynak rahatlıkla seçilebiliyor; biri bile "hayır" ise ikinci kaynağı canlı tutmak gerekiyor.

• İKAME EDİLEBİLİRLİK. Bu ürünü tutan başka tedarikçi çok mu? Standart sarf kalemlerinde cevap genellikle evet; cihaza bağlı sarfta, tek distribütörlü markalarda ve implantta hayır.
• KESİNTİNİN BEDELİ. Bu ürün üç gün gelmezse ne oluyor? Cevap "idare ederiz" ise tek kaynak makul; "randevu iptal ederiz" ise değil.
• DEĞİŞTİRME MALİYETİ. Markayı değiştirmek personelin alışkanlığını, cihaz uyumunu veya bir prosedürü etkiliyor mu? Etkiliyorsa tek kaynağa bağlanmadan önce iki kez düşünün.

Aynı ürünü iki yerden almanın görünmeyen maliyeti

Çok kaynak kararının faturası birim fiyatta değil, depoda ve rafta çıkıyor. Bunlar tek tek küçük ama toplandığında ikinci kaynağın gerçek maliyetini oluşturuyor.

• FARKLI KUTU ADEDİ. Bir tedarikçide kutuda 100, diğerinde 90 adet varsa stok sayımınız ve birim maliyet hesabınız her seferinde elle düzeltme istiyor.
• FARKLI AMBALAJ. Personel iki farklı açılış biçimine alışmak zorunda kalıyor; ilk haftalarda hata ve fire artıyor.
• LOT TAKİBİ. Aynı ürünün iki kaynaktan gelen partisi rafta karışıyor; hangi partinin kimden geldiğini ayırt edecek bir etiketleme düzeni gerekiyor.
• İKİ CARİ HESAP. İki fatura akışı, iki ödeme takvimi, iki mutabakat.
• İKİ İLİŞKİ. Değerlendirme, görüşme ve takip iki katına çıkıyor.

Üç modelin karşılaştırması

Aşağıdaki tablo, bir kalem için üç yaklaşımı yan yana koyuyor. "Açık pazar" ile kastedilen, her alımda yeniden teklif toplamak ve sabit bir tedarikçi tutmamak.

Kaynak kararında tekrar eden yanlışlar

Bu kararda tekrar eden dört yanlış var.

• STRATEJİYİ TÜM ALIMLARA UYGULAMAK. "Biz tek tedarikçiyle çalışıyoruz" cümlesi, kritik kalemi de kapsadığında risk oluyor.
• YEDEK TEDARİKÇİYİ LİSTEDE TUTUP HİÇ SİPARİŞ VERMEMEK. Kullanılmayan ikinci kaynak, ihtiyaç anında çalışmıyor.
• İKİNCİ KAYNAĞI YALNIZCA FİYAT İÇİN KULLANMAK. Sürekli fiyat kırdırmak için değiştirilen tedarikçiler, uzun vadede size iyi fiyat vermeyi bırakıyor.
• DEĞİŞİMİ TEK ADIMDA YAPMAK. Yeni tedarikçiye tüm hacmi bir anda vermek, deneme aşamasını atlamak demek. Küçük bir siparişle başlamak hâlâ en ucuz sigorta.