Çalıştığınız tedarikçiyi nasıl değerlendirirsiniz?

Seçim öncesi soru sormakla, çalışırken ölçmek aynı şey değil

Bir tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önce sorulacak sorular ayrı bir konu ve ayrı bir yazıda duruyor: süreklilik, belge düzeni, servis ağı. Orada aldığınız cevaplar bir taahhüt; burada ölçtüğünüz şey ise o taahhüdün tutup tutmadığı.

Aradaki fark pratikte şu: seçim öncesinde tedarikçinin ne söylediğine bakıyorsunuz, çalışırken ne yaptığına. Bir yıl sonunda "iyi çalıştık" ya da "biraz sorunluydu" demek yerine, dört başlıkta sayı verebilmek gerekiyor.

Bu değerlendirme yalnızca değiştirme kararı için değil. Elinizde sayı olduğunda fiyat görüşmesinin zemini değişiyor: "zam çok" demek yerine "geçen yıl dört gecikme yaşadık ve iki kez eksik gönderim oldu, zammı bu tabloyla birlikte konuşalım" diyebiliyorsunuz.

Hafızaya değil kayda dayanmak

Yıl sonunda tedarikçi hakkındaki izlenim, son iki ayda yaşananların gölgesinde kalıyor. Mayısta yaşanan üç günlük gecikme unutuluyor, kasımdaki bir tartışma tüm yılı belirliyor. Bunun tek çaresi, karar anında değil olay anında not tutmak.

İyi haber, bu notların çoğunun zaten var olması. Yıl boyunca biriken üç veri yeterli:

• SİPARİŞ KAYITLARI. Ne zaman sipariş verildi, ne zaman teslim edildi, kaç kalem eksikti. Kabul ettiğiniz teklif platformda kalıcı kayıt olarak duruyor; gerçekleşen tarihi yanına yazmak size kalıyor.
• SORUN KAYITLARI. Hasarlı, eksik ya da yanlış gelen her gönderim için tek satır: tarih, ne oldu, ne kadar sürede çözüldü.
• YAZIŞMA. Platform üzerinden yürüttüğünüz mesajlaşma tarihli duruyor. "Ne zaman söylemiştik" tartışmasının cevabı orada; telefonda konuşulanın cevabı hiçbir yerde.

Ölçülebilir dört başlık

Performansı ölçmenin yolu, ölçülemeyecek şeyleri listeden çıkarmaktan geçiyor. Aşağıdaki dördü sipariş kayıtlarından doğrudan sayılabiliyor ve tedarikçiyle konuşulduğunda tartışma çıkarmıyor.

• ZAMANINDA TESLİM. Yıl içindeki kaç sipariş taahhüt edilen tarihte geldi? Gecikmeleri gün olarak da not edin: bir günlük gecikme ile on günlük gecikme aynı satırda toplanmamalı.
• EKSİKSİZ TESLİM. Kaç sipariş tam olarak sipariş edildiği gibi geldi? Eksik kalem, farklı kutu adedi ve yanlış ürün bu başlıkta toplanıyor.
• BELGE DÜZENİ. Fatura ve irsaliye zamanında ve doğru mu geldi, istenen belgeler gönderimle birlikte mi ulaştı, yoksa her seferinde takip mi gerekti?
• SORUN ÇÖZME SÜRESİ. Bir sorun bildirildikten sonra çözülene kadar kaç gün geçti? Bu başlık, ilk üçünde sorun yaşayan tedarikçiyi ikiye ayırıyor: sorun çıkıyor ama hızlı çözülüyor mu, yoksa çözüm de sorun mu?

Fiyat gelişimi ayrı bir başlık

Fiyatı performans başlıklarının içine karıştırmak, tabloyu okunmaz hâle getiriyor. Ucuz ve sorunlu bir tedarikçi ile pahalı ve düzenli bir tedarikçiyi tek bir puanda toplarsanız hangisinin ne olduğunu göremezsiniz. Fiyatı ayrı tutun ve yıl içindeki hareketine bakın.

Bakılacak üç şey var: yıl içinde kaç kez fiyat güncellendi, artışların toplamı ne kadar, güncelleme önceden haber verildi mi. Sonuncusu ilk ikisinden önemli — habersiz gelen bir fiyat farkı, faturayı gördüğünüzde ortaya çıkıyor ve bütçe planınızı bozuyor.

Fiyatın piyasaya göre nerede durduğunu ise ancak dışarıdan bir ölçüyle bilirsiniz. Mevcut tedarikçinizle çalışmaya devam ederken bile yılda bir kez aynı kalem için talep açmak, elinizdeki fiyatın hâlâ makul olup olmadığını gösteren tek pratik yöntem.

İletişim kalitesi: ölçmesi zor, sonucu görünür

Dört ölçülebilir başlıkta iyi görünen bir tedarikçiyle çalışmak yine de yorucu olabiliyor. Sebebi genellikle iletişim: aramalara geç dönülüyor, soruya cevap yerine başka bir şey geliyor, kötü haber son anda söyleniyor.

Bunu puanlamaya çalışmak yerine üç somut gözlemle kayda geçirin. Bunlar sayı değil ama tekrar ettiklerinde tartışılabilir hâle geliyor.

• Gecikmeyi tedarikçi mi haber verdi, siz mi sorunca öğrendiniz? Bu tek soru, iletişim kalitesinin en iyi göstergesi.
• Sorulan soruya kaç günde cevap geliyor, ve cevap sorunun cevabı mı?
• Muhatap kim; her seferinde farklı bir kişiye baştan anlatmak gerekiyor mu?

Tedarikçi karnesi

Aşağıdaki tablo yıl sonunda tek sayfada doldurulacak biçimde tasarlandı. Puanlama basit tutuldu — üç kademe yeterli, on üzerinden puan vermek gerçekte olmayan bir hassasiyet üretiyor. Her satıra puanın yanında bir de kanıt yazın; görüşmede konuşulacak şey puan değil kanıt olacak.

Yıllık gözden geçirme görüşmesi

Karneyi doldurdunuz; şimdi tedarikçiyle konuşulacak. Bu görüşme bir şikâyet toplantısı değil, ilişkinin bir sonraki yılını kuran yer. Sürekli çalıştığınız her tedarikçiyle yılda bir kez, tercihen bütçe dönemi başlamadan yapın.

Gündem sabit olduğunda görüşme kısa sürüyor ve sonuç çıkıyor:

• Geçen yılın rakamları: kaç sipariş, kaç gecikme, kaç eksik gönderim. Yorum yapmadan önce sayıyı paylaşın.
• Tedarikçinin kendi tarafındaki kısıtlar: gecikmelerin sebebi tedarikçinin kendi tedarik zinciriyse bunu bilmek sizi de ilgilendiriyor.
• Sizin tarafınızdaki sorunlar: geç verilen siparişler, teslim saatinde kimsenin bulunmaması, geciken ödemeler. Tek taraflı bir görüşme, ikinci yıl yapılamıyor.
• Gelecek yılın hacim beklentisi ve buna karşılık fiyat çerçevesi.
• Somut iki beklenti: neyin düzelmesini istiyorsunuz ve bunu nasıl ölçeceksiniz.

Devam, uyar, değiştir

Değerlendirmenin sonunda üç sonuçtan biri çıkıyor. Hangisinin doğru olduğu yalnızca puana değil, o kalemin sizin için ne kadar kritik olduğuna da bağlı.

DEVAM: dört başlıkta ciddi bir sorun yok, fiyat piyasaya yakın. Yapılacak tek şey, ölçmeye devam etmek ve yılda bir kez piyasayı kontrol etmek.

UYAR: bir veya iki başlıkta tekrar eden sorun var ama tedarikçi çözüm üretiyor. Bu durumda beklentiyi somut ve ölçülebilir yazın, bir sonraki değerlendirme tarihini baştan söyleyin. Belirsiz uyarı hiçbir şeyi değiştirmiyor.

DEĞİŞTİR: sorunlar tekrar ediyor, çözüm süresi uzuyor ve iletişim yükü sizde. Değiştirmeden önce alternatifin elinizde olduğundan emin olun — tedarikçiyi bırakıp yerine kimseyi koyamamak, en kötü sonuç.

• Değişim kararı verdiyseniz geçişi kademeli yapın: yeni tedarikçiyle küçük bir siparişle başlayın, mevcut stokunuz tükenmeden geçmeyin.
• Kritik kalemlerde tek adımda değişim riskli; ikinci kaynak konusu ayrı bir karar ve ayrı bir yazıda ele alınıyor.
• Ayrılırken de kaydı düzgün kapatın: açık siparişler, iade edilecek ambalajlar ve varsa konsinye stok.

Değerlendirmeyi bir sonraki alıma bağlamak

Karnenin işe yaradığı yer, dosyalandığı yer değil bir sonraki talebin yazıldığı yer. Yıl içinde biriken kayıt, gelecek alımın koşullarını yazmanın en iyi kaynağı — çünkü hangi koşulun gerçekten sorun çıkardığını gösteriyor.

Somut örnek: gecikmelerin çoğu belirli bir kalemde ve hep aynı sebeple yaşandıysa, bir sonraki talebe teslim takvimini kalem bazında yazmak ve kısmi teslimatın kabul edilip edilmediğini baştan söylemek işe yarıyor. Eksik gönderim tekrar ediyorsa, teslim sırasında kutu adedinin irsaliye üzerinden sayılacağını önceden bildirmek çoğu zaman tek başına yeterli oluyor.

Aynı kayıt, yeni tedarikçilere sorulacak soruların da kaynağı. Geçen yıl hangi başlıkta zorlandıysanız, o başlık yeni tedarikçiye sorulacak listenin başına geçiyor. Değerlendirme böylece geriye dönük bir not olmaktan çıkıp ileriye dönük bir girdi hâline geliyor.

• Tekrar eden sorunları bir sonraki talebin metnine koşul olarak yazın; sözlü hatırlatma tutmuyor.
• Gerçekleşen teslim sürelerini not edin — kritik stok seviyenizi belirleyen sayı, tedarikçinin taahhüt ettiği değil gerçekleşen süre.
• Fiyat geçmişini kalem bazında tutun. Zam görüşmesinde işe yarayan tek şey, geçen yılki birim fiyatın yanınızda olması.
• Değerlendirme sonucunu kayda geçirdiğiniz yeri sabit tutun; kişiden kişiye devredilebilir olmayan bir kayıt, kayıt sayılmıyor.

Karneyi anlamsızlaştıran alışkanlıklar

Değerlendirmeyi işe yaramaz hâle getiren dört alışkanlık var.

• SON OLAYA GÖRE KARAR VERMEK. Kasımdaki tek bir aksaklık, on bir ayı silmemeli. Kayıt tutmanın asıl sebebi bu.
• YALNIZCA FİYATA BAKMAK. Ucuz ama her siparişte takip gerektiren tedarikçinin maliyeti faturada görünmüyor; personelin zamanında görünüyor.
• DEĞERLENDİRMEYİ TEDARİKÇİYLE PAYLAŞMAMAK. Ölçtüğünüzü söylemediğiniz sürece hiçbir davranış değişmiyor.
• TEK KİŞİNİN GÖRÜŞÜNE DAYANMAK. Depoyla satın almanın aynı tedarikçi hakkındaki görüşü çoğu zaman farklı; ikisini de sorun.