Teklif geçerlilik süresi ve döviz kurlu fiyatlar
İthal kalemlerde bir teklif, alındığı gün ile onaylandığı gün arasında bağlayıcı olmaktan çıkabiliyor. Fiyatın hangi kura bağlandığı, kaç gün geçerli olduğu ve siparişin hangi anki kurla kesileceği yazılı değilse, karar verdiğinizde önünüzdeki rakam artık geçerli değil. Bu yazı üç farklı fiyatlama biçimini okumayı ve onaya girmeden önce netleştirilecek maddeleri anlatıyor.
6 dakikalık okuma
Geçerlilik süresi tedarikçi için bir risk kalemi
Bir tedarikçi size fiyat verdiğinde, o fiyatı verdiği andaki maliyetine göre hesaplıyor. İthal bir cihazda maliyet üç şeyden oluşuyor: yurt dışı liste fiyatı, kur ve gümrük ile lojistik kalemleri. Bunların en oynak olanı kur ve tedarikçi bu oynaklığı üstlenmek zorunda değil.
Bu yüzden teklif geçerlilik süresi bir nezaket ifadesi değil, tedarikçinin ne kadar süreyle risk taşımayı kabul ettiğinin ölçüsü. Süre kısa yazılmışsa tedarikçi riski üstlenmek istemiyor demektir; uzun yazılmışsa büyük ihtimalle riski fiyata ekleyerek üstlenmiş demektir. İkisi de meşru; ikisi de karşılaştırmayı etkiliyor.
Sarf alımlarında bu başlık genellikle önemsiz, çünkü karar birkaç gün içinde veriliyor. Cihaz, görüntüleme sarfı ve estetik cihaz tarafında ise onay süreci haftaları bulabildiği için belirleyici hâle geliyor.
Süreyi okurken iki ayrıntıyı atlamayın. Birincisi başlangıç tarihi: süre teklifin yazıldığı günden mi, size ulaştığı günden mi işliyor? İkincisi kapsamı: geçerlilik yalnızca fiyatı mı bağlıyor, teslim süresini de mi? Stoktan çıkacağı söylenen bir cihazın teslim süresi, teklif verildikten üç hafta sonra sipariş edildiğinde aynı kalmayabiliyor ve bu, fiyat kadar önemli.
Üç fiyatlama biçimi, üç farklı anlam
Aynı cihaz için gelen iki teklif, farklı temelde yazıldığında yan yana konulamaz. Karşılaştırmadan önce her teklifin hangi kutuya düştüğünü belirleyin.
| Fiyatlama biçimi | Teklifte ne yazar | Kur hareketini kim üstlenir | Sorulacak soru |
|---|---|---|---|
| TL sabit fiyat | Tutar TL cinsinden, kura atıf yok | Geçerlilik süresi boyunca tedarikçi | Bu fiyat kaç gün sabit, süre dolduğunda yeniden fiyat mı veriyorsunuz? |
| Döviz cinsinden fiyat | Tutar döviz cinsinden, ödeme TL yapılacaksa çevrim kuralı ayrı yazılır | Klinik | Ödeme günü hangi kur uygulanıyor: hangi kaynağın hangi saatteki kuru? |
| Sipariş günü kuru | Döviz tutarı sabit, TL karşılığı sipariş anında belirleniyor | Sipariş anına kadar klinik, sonrasında yazılan kurala göre | Sipariş anı tam olarak ne: onay yazısı mı, avans ödemesi mi, imza mı? |
Farklı temeldeki iki teklifi aynı zemine getirmek
İki teklifi karşılaştırılabilir hâle getirmenin yolu, ikisini de bugünün kuruyla TL'ye çevirip yanına riski yazmak. Çevrim aritmetiği basit; asıl iş, riskin kimde olduğunu satırın yanına not etmek.
Örnek bir hesapla anlatmak gerekirse: bir teklif 300.000 TL sabit fiyat veriyor, diğeri 10.000 EUR yazıyor ve bugünkü kur 30 TL ise ikinci teklif bugün 300.000 TL ediyor. İki rakam aynı, ama iki teklif aynı değil. Sipariş üç hafta sonra veriliyorsa ve kur o gün 31 TL olursa ikinci teklif 310.000 TL'ye çıkıyor; kur 29 TL olursa 290.000 TL'ye iniyor. Birinci teklif her iki durumda da 300.000 TL. Bu rakamlar gerçek bir kur beyanı değil, yalnızca hesabın nasıl kurulduğunu göstermek için seçilmiş örneklerdir.
Karar, hangi rakamın küçük olduğuna değil, bu belirsizliği taşımayı kabul edip etmediğinize bağlı. Bütçesi kalem bazında kilitlenmiş bir kurumda sabit TL fiyat, birkaç puanlık avantajdan daha değerli olabiliyor. Bütçesi esnek bir klinikte ise dövizli teklif, tedarikçi risk primi eklemediği için daha ucuza gelebiliyor.
Onay süreci uzun olan kurumda süreyi yönetmek
Teklif geçerlilik süresinin dolması, kliniklerin en sık ve en sessiz para kaybettiği yer. Süreç şöyle işliyor: teklifler toplanıyor, karşılaştırma yapılıyor, dosya onaya gidiyor, onay iki hafta bekliyor ve dönüş geldiğinde teklifler geçersiz oluyor. Yeniden fiyat isteniyor, gelen fiyat daha yüksek oluyor ve kimse bunun sebebini onay gecikmesine bağlamıyor.
Bunun önüne geçmenin yolu, onay adımını teklif toplamadan önce planlamak. Talebi açarken kararı kimin vereceğini ve o kişinin ne zaman müsait olacağını biliyorsanız, son teklif tarihini ona göre koyabilirsiniz.
- Teklifleri toplamadan önce onay zincirinin kaç gün süreceğini tahmin edin; teklif isterken bu süreden uzun bir geçerlilik talep edin.
- Talebe kararın hangi tarihe kadar verileceğini yazın. Tedarikçi geçerlilik süresini buna göre ayarlayabiliyor.
- Onay dosyasını teklifler henüz geçerliyken hazırlayın; eksik evrak yüzünden beklemek, kur riskini uzatan en gereksiz sebep.
- Süre dolmak üzereyse mesajlaşma üzerinden uzatma isteyin. Uzatma çoğu zaman veriliyor, ama istenmezse verilmiyor.
- Süre dolduysa yeni fiyatı eskisinin üzerine değil, yanına yazın. Aradaki farkı görmek, bir sonraki alımda onay takvimini sıkılaştırmanın en ikna edici gerekçesi.
Ön ödeme, kapora ve peşinat
Kur riskini azaltmanın en sık önerilen yolu ön ödeme. Mantığı şu: para bugünkü kurla çıkarsa, kurun sonradan hareket etmesi o kısmı etkilemiyor. Ama bu, ancak ön ödemenin fiyatı gerçekten sabitlediği yazılıysa geçerli.
Uygulamada üç ayrı durum karışıyor ve üçü çok farklı: ön ödeme fiyatı tamamen sabitliyor olabilir, yalnızca ödenen kısmı sabitliyor olabilir, ya da hiçbir şey sabitlemeyip sadece siparişi başlatıyor olabilir. Hangisi olduğunu tedarikçiden yazılı isteyin; sözlü teyit, teslimattan sonra gelen fark faturasında işe yaramıyor.
Ön ödemenin ikinci yüzü, kliniğin taşıdığı karşı taraf riski. Peşin ödenen para, mal gelmediğinde geri istenmesi gereken bir alacağa dönüşüyor. Ön ödeme oranı ve iade koşulları sözleşmede nasıl düzenlendiğine bağlı; bu bir hukuki değerlendirme konusu ve MediSupp bu konuda görüş bildirmiyor. Yüksek tutarlı bir ön ödemeye girmeden önce sözleşmeyi avukatınıza gösterin.
Ön ödeme kararını verirken tedarikçinin ne kadar süredir bu işi yaptığı ve daha önce çalıştığınız bir firma olup olmadığı, fiyat farkından daha ağır basıyor. Yeni bir tedarikçiyle yüksek tutarlı ilk işte ön ödemeye girmek, kur riskini yönetirken çok daha büyük bir riski üstlenmek anlamına gelebiliyor.
Tedarikçiye sorulacak beş soru
Aşağıdaki beş sorunun cevabı yazılı olarak elinizde olmadan, dövizli bir teklifi onaya göndermeyin. Beşi de teklif aşamasında sorulduğunda olağan sorular; sipariş sonrasında sorulduğunda tartışma konusu.
- Bu fiyat hangi para birimine bağlı ve TL karşılığı hangi kurla hesaplandı?
- Teklif kaç gün geçerli, sürenin başlangıcı hangi tarih?
- Geçerlilik süresi içinde kur hareket ederse fiyat değişiyor mu, hangi eşikten sonra?
- Sipariş anı hangi belgeyle oluşuyor: yazılı onay, avans ödemesi, sözleşme imzası?
- Ön ödeme yaparsam fiyatın tamamı mı sabitleniyor, yalnızca ödediğim kısım mı?
Teklifte netleşmesi gereken üç cümle
Yukarıdaki soruların cevapları toplandığında teklifin üç cümlesi net olmalı: fiyatın para birimi ve varsa çevrim kuralı, geçerlilik süresi ve başlangıç tarihi, siparişin hangi anda oluştuğu. Bu üçü yazılıysa geri kalan ayrıntı yönetilebilir; biri eksikse geri kalanın bir anlamı yok.
MediSupp'ta bu bilgiler için ayrı bir alan yok; teklif açıklamasında ya da teklife eklenen dosyada yer alıyor. Teklif kabul edildiğinde teklifin metni ve ekleri kayıtta kalıyor, dolayısıyla sonradan hangi koşullarla anlaşıldığını görebiliyorsunuz. Açıklamada yazmıyorsa mesajlaşma üzerinden sorun; verilen cevap da aynı kayıtta duruyor.
Sık sorulanlar
- Teklif geçerlilik süresi ne kadar olmalı?
- Genel bir sayı vermek doğru olmaz; ürüne, tedarikçinin stok durumuna ve kur oynaklığına göre değişiyor. Doğru yaklaşım, kendi onay sürecinizin ne kadar sürdüğünü bilip ondan uzun bir süre istemek. Ne kadar sürdüğünü bilmiyorsanız, ölçmeye son üç alımınızdan başlayın.
- Sipariş verdikten sonra kur farkı faturası gelebilir mi?
- Bu, teklifte ve varsa sözleşmede nasıl yazdığına bağlı. Fiyatın sipariş günü kuruyla kesinleşeceği yazılıysa sonradan gelen bir fark kalemi beklenmedik olmuyor; TL sabit fiyat yazılıysa durum farklı. Somut bir uyuşmazlıkta ne yapılacağı hukuki bir soru ve bu konuda danışmanlık vermiyoruz.
- Sabit TL fiyat veren tedarikçi neden daha pahalı?
- Kur riskini üstlendiği için genellikle fiyata bir pay ekliyor. Bu, aradaki farkın kötü niyetli olduğu anlamına gelmiyor: öngörülebilirlik satın alıyorsunuz. Kararı verirken sorulacak soru şu — bu ekin büyüklüğü, bütçenizin taşıyabileceği belirsizliğe değer mi?
- Süresi dolmuş bir teklifi kabul edebilir miyim?
- Teknik olarak sistemde teklif duruyor olabilir, ama süresi geçmiş bir teklifi kabul etmek pratikte tedarikçiyle yeni bir konuşma başlatmak demek. Doğru yol, kabul etmeden önce mesajlaşma üzerinden fiyatın hâlâ geçerli olup olmadığını sormak. Kabul geri alınamadığı için bu teyidi önce alın.
- Talebe kur konusunda ne yazabilirim?
- Fiyatın hangi temelde verilmesini istediğinizi yazabilirsiniz; örneğin TL sabit fiyat tercih ettiğinizi ve teklifin kaç gün geçerli olmasını beklediğinizi. Bu, teklifleri baştan aynı zemine getiriyor ve karşılaştırmayı kolaylaştırıyor.
Talebinizi açın
Talebiniz yalnızca o kategoride hizmet veren, firma bilgileri kontrol edilmiş tedarikçilere gider. Sağlık kurumları için platform tamamen ücretsizdir.