Sarf malzeme depolama, raf ömrü ve lot takibi

Depo, satın alma kararının devamı

Bir alım, mal rafa girdiğinde bitmiyor. Rafta bekleyen malın da bir maliyeti var: bağlanan nakit, kapladığı yer, ve tarihi geçtiğinde tamamen kaybedilen tutar. Bu üçü hesaba katılmadığında, hacim indirimiyle alınan bir parti kâğıt üzerinde kazanç, uygulamada zarar olabiliyor.

Depo tarafını çalıştıran şey karmaşık bir sistem değil, birkaç alışkanlık: malın kullanım sırasına göre dizilmesi, iki bilginin teslim anında kaydedilmesi ve ayda bir kez tarihlerin taranması. Bu üçü yapıldığında, hangi partinin ne zaman biteceğini önceden görebiliyorsunuz.

Bu yazı kullanım talimatı vermiyor. Bir ürünün hangi koşulda saklanacağı üreticinin talimatına ve ürün belgesine bağlı; burada anlatılan şey, o bilgiyi kimden nasıl isteyeceğiniz ve depoda hangi kaydı tutacağınız.

Önce giren değil, önce sona eren çıkar

Yaygın alışkanlık, yeni geleni rafın önüne koymak — çünkü elinizdeki kutu odur. Sonuç, arkada kalan eski partinin tarihinin sessizce geçmesi.

Doğru sıralama giriş tarihine değil, son kullanma tarihine göre kurulur. Tarihi en erken sona eren parti önde durur ve önce o kullanılır. İkisi çoğu zaman aynı sonucu veriyor, ama kısa raf ömürlü bir parti sonradan geldiğinde ayrışıyor — ve tam da o durumda kayıp yaşanıyor.

Uygulaması basit: yeni parti geldiğinde rafın önündeki partinin tarihiyle karşılaştırın, hangisi daha erken sona eriyorsa öne o gelir. Raf etiketine tarih yazmak, kutuyu her seferinde çevirip okumaktan hızlı.

Teslim anında kaydedilecek iki bilgi

Lot numarası ve son kullanma tarihi, kutu rafa girmeden kaydedilmezse sonradan toplanamıyor. Kutular farklı raflara dağıldığında, hangi partinin ne zaman geldiğini bilmek mümkün olmuyor.

Lot numarası, üreticinin aynı koşullarda ürettiği bir partiyi tanımlıyor. Bir üründe sonradan bir sorun ortaya çıkarsa, hangi partiden kaç adet alındığını ve nerede kullanıldığını ancak bu numara üzerinden takip edebilirsiniz.

Tıbbi cihazların kayıt ve izlenebilirlik yükümlülükleri ilgili mevzuata ve kurumunuzun prosedürüne bağlı; bu konuda danışmanlık vermiyoruz ve güncel uygulamayı teyit etmek gerekiyor. Satın alma tarafında yapılabilecek şey ikiye ayrılıyor: ürünün gerekli kayıtlarının bulunmasını teklif aşamasında tedarikçiden yazılı olarak beklemek, ve hangi partiyi kimden hangi tarihte aldığınızı kendi kaydınızda tutmak.

• Kayıt satırında bulunması yeterli olan alanlar: ürün adı, tedarikçi, alış tarihi, lot numarası, son kullanma tarihi, miktar, teslim alan kişi.
• Aynı üründen farklı lotlar geldiyse her lot ayrı satır. Tek satırda toplanan iki lot, izlenebilirliği ortadan kaldırıyor.
• Kayıt, mal kabul sırasında doldurulan tabloda tutulabilir; ayrı bir defter açmaya gerek yok.

Saklama koşulu üründen okunur, tahmin edilmez

Sıcaklık, nem, ışık ve konum gereklilikleri ürüne göre değişiyor ve bunları belirleyen tek kaynak üreticinin talimatı ile ürün ambalajındaki bilgi. Genel bir kural uydurmak yerine, alım aşamasında bu bilgiyi yazılı olarak isteyin.

Teklif aşamasında sorulacak iki soru işi büyük ölçüde çözüyor: ürünün saklama koşulları nedir ve bu bilgi hangi belgede yazıyor; sevkiyat sırasında bu koşullar nasıl korunuyor. İkincisi özellikle özel taşıma gerektiren kalemlerde teklif fiyatını da etkiliyor ve fiyat farkının açıklaması çoğu zaman burada.

Depo tarafında yapılacak şey, koşulu gerektiren kalemleri ayrı bir yerde toplamak ve o alanın takibini kimin yaptığını belirlemek. Koşulu izlenen bir alanın kaydı tutulmuyorsa, alan var sayılmıyor.

Ambalaj, depoda yıpranıyor

Steril ambalajlı ürünlerde ambalajın bütünlüğü ürünün kendisi kadar önemli ve depodaki yerleşim hataları bu bütünlüğü sessizce bozuyor. Aşağıdakiler, gözle görülür bir kaza olmadan yaşanan tipik kayıplar:

• Ağır kutuların hafif ve ambalajı ince ürünlerin üzerine istiflenmesi.
• Kutuların doğrudan yere konması; ıslanma ve toz teması buradan geliyor.
• Dış duvara ya da ısı kaynağına dayalı raf kullanımı.
• Aşırı doldurulmuş çekmece ve kutu; ürünü çıkarırken ambalajın zorlanması.
• Kolinin kesici aletle, içeriğe zarar verecek derinlikte açılması.
• Tekil ambalajından çıkarılıp toplu kaba aktarılan ürünler — lot ve tarih bilgisi bu aşamada kayboluyor.

Yaklaşan tarihleri erken görmek

Tarihi geçmiş ürünü fark etmek geç kalmış bir tespit. İşe yarayan şey, tarihi yaklaşan ürünü kullanılabilecek zaman varken görmek.

Pratik yöntem: ayda bir kez, üç ay içinde sona erecek kalemleri tarayın ve ayrı bir listeye alın. Liste boşsa bir dakikada bitiyor; boş değilse elinizde hâlâ seçenek var — tüketimi o partiye yönlendirmek, başka bir şubeye aktarmak ya da tedarikçiyle konuşmak.

Bu tarama, satın alma kararlarınızı da düzeltiyor. Aynı kalem her ay listeye düşüyorsa, o kalemden gereğinden fazla alıyorsunuz demektir ve sipariş miktarını küçültmek gerekiyor.

Kısa raf ömürlü ucuz teklif kabul edilir mi

Kısa raf ömrü, düşük fiyatın meşru sebeplerinden biri ve tek başına kötü bir şey değil. Kararı veren tek hesap şu: elinize geçecek miktar, kalan raf ömrü içinde tüketebileceğiniz miktardan büyük mü?

Aşağıdaki iki örnek, hesabın nasıl kurulduğunu gösteriyor. Sayılar kurgudur; kendi aylık tüketiminizle doldurun.

Depo kontrol listesi

Aylık bir gözden geçirme için yeterli olan liste. Tamamı bir kişiyle ve kısa sürede yapılabilir:

• YERLEŞİM: Raflarda tarihi erken sona eren parti önde mi? Yerde duran koli var mı? Ağır kutu hafifin üstünde mi?
• ETİKETLEME: Raf etiketlerinde ürün adı ve öndeki partinin son kullanma tarihi yazıyor mu?
• KAYIT: Son ayda giren her partinin lot numarası ve tarihi kayıtta var mı? Aynı ürünün farklı lotları ayrı satırda mı?
• TARİH TARAMASI: Üç ay içinde sona erecek kalemler listelendi mi? Listeye düşen kalem için bir eylem belirlendi mi?
• AMBALAJ: Ezik, açılmış ya da yıpranmış tekil ambalaj var mı? Ayrıldı mı?
• ÖZEL KOŞUL: Saklama koşulu gerektiren kalemler ayrı alanda mı ve o alanın takibini kim yapıyor?
• FAZLA STOK: Her ay tarih taramasına düşen kalem hangisi? Sipariş miktarı küçültüldü mü?

Depoda tekrarlanan kayıp sebepleri

Depoda yaşanan kayıpların çoğu tek seferlik bir kaza değil, tekrarlanan bir alışkanlığın sonucu:

• Yeni geleni öne koymak. Tek başına en çok kayba yol açan alışkanlık.
• Hacim indirimini raf ömrüne bakmadan kabul etmek. İndirim, tüketilemeyen kısım kadar erimiş oluyor.
• Ürünleri tekil ambalajından çıkarıp toplu kaba aktarmak. Tarih ve lot bilgisi bu anda kayboluyor.
• Tarih taramasını yalnızca sayım dönemlerinde yapmak. Altı ayda bir yapılan tarama, tarihi geçmiş ürünü bulmaya yarıyor; yaklaşanı değil.
• Kısa raf ömürlü partiyi normal partiyle aynı rafa karıştırmak. Ayrı işaretlenmeyen parti, sırası gelmeden geride kalıyor.
• Depo düzenini tek kişinin hafızasına bırakmak. O kişi ayrıldığında sistem de gidiyor.