Mal kabul: teslim alırken ne kontrol edilir?

İmza atıldıktan sonra iddia etmek zorlaşıyor

Teslimatın en kritik anı, kuryenin elindeki irsaliyenin imzalandığı an. O imza, malın belirtilen şekilde teslim alındığına dair bir beyan. Sonrasında eksik ya da hasar iddiasında bulunmak imkânsız değil ama zorlaşıyor: karşı taraf haklı olarak 'teslim alırken neden bakılmadı' diye soruyor.

Bu yüzden mal kabul, deponun işi değil satın almanın son adımı. Yapılan şey karmaşık değil; sırası belli birkaç kontrolden ibaret ve çoğu kutular açılmadan tamamlanıyor.

Bir de kimsenin sevmediği ama işe yarayan bir alışkanlık var: kutuları teslim alan kişi, kabul edilen teklifi ekranda yanına açıyor. Ne sipariş edildiğini hatırlamaya çalışmak yerine okuyor.

Teslimden önce: kim, ne zaman, nerede

Mal kabulün yarısı, mal gelmeden önce hallediliyor. Teslimatın kimin nöbetinde olacağı belli değilse, kutuyu kapıda kim varsa alıyor ve kontrol diye bir şey olmuyor.

Talebe ve kabul edilen teklife şu üç bilgi yazılmalı: teslim adresi (kat, asansör durumu, yükleme yapılabilecek saat aralığı), teslim alacak kişinin adı ve telefonu, ve teslimat öncesi haber verilmesi beklentisi. Özellikle mobilya ve cihazda bu bilgiler fiyatın kendisini de etkiliyor.

Teslim alacak kişi izinliyse yerine bakacak kişi belirlenmeli. Yedeği olmayan bir mal kabul süreci, ilk izin gününde çöküyor.

Kutu açılmadan bakılacaklar

Bunların hepsi kurye kapıdayken, ortalama birkaç dakikada yapılabilir. Sırayı bozmayın:

• KOLİ ADEDİ. İrsaliyede yazan koli sayısı ile elinizdeki sayı aynı mı? Farklıysa imzalamadan önce sorun.
• AMBALAJ BÜTÜNLÜĞÜ. Ezilme, yırtık, ıslanma izi, açılıp yeniden bantlanmış görüntü. Şüpheli koliyi imza öncesi fotoğraflayın.
• GÖNDERİCİ VE ALICI BİLGİSİ. Sevkiyat gerçekten size mi ait? Yanlış adrese teslim, en kolay çözülen ama en geç fark edilen sorun.
• İRSALİYE İLE EŞLEŞME. İrsaliyedeki ürün adı ve miktar, kabul ettiğiniz teklifle uyuşuyor mu? Uyuşmuyorsa kutuyu açmadan önce not düşün.
• SOĞUK ZİNCİR VE ÖZEL TAŞIMA. Ürün özel koşulda taşınıyorsa, taşıma koşuluna dair bir kayıt gönderiyle birlikte geliyor mu? Koşulun ne olduğu üreticinin ve tedarikçinin beyanına bağlı; sizin işiniz o kaydın var olup olmadığına bakmak.

Kutu açıldıktan sonra bakılacaklar

Kurye gittikten sonra, aynı gün içinde yapılması gereken kısım. Ertesi güne bırakılan kontrol, pratikte hiç yapılmayan kontrol demek:

• MARKA VE MODEL. Gelen ürün, kabul ettiğiniz teklifte yazan ürün mü? Muadil kabul etmediğiniz hâlde farklı bir marka geldiyse bu bir uyuşmazlık.
• MİKTAR VE BİRİM. Kutu adedi değil, adet başı sayın. 100'lük kutu yerine 90'lık kutu gönderimi, toplamda aynı koli sayısını verdiği için gözden kaçıyor.
• LOT NUMARASI VE SON KULLANMA TARİHİ. Bu iki bilgi teslim anında kaydedilmezse, sonradan kutuların üzerinden toplamak neredeyse imkânsız hâle geliyor.
• AMBALAJ DURUMU. Steril ambalajlı ürünlerde tekil ambalajın bütünlüğüne bakılır; hasarlı olan ayrılır ve tedarikçiye bildirilir.
• BELGELER. Talebinizde istediğiniz belgeler gönderiyle geldi mi, yoksa ayrıca mı iletilecek? Gelmediyse ödeme öncesi isteyin.
• FİYAT VE İSKONTO. İrsaliyede fiyat yazıyorsa kabul edilen teklifle karşılaştırın. Fiyat farkı en sessiz kaçak kalemi.

Cihaz ve mobilyada ek kontrol

Sarf için yeterli olan kontrol listesi, cihaz ve mobilyada eksik kalıyor. Bu kalemlerde teslim, kutunun bırakılması değil kurulumun tamamlanması demek — ve bunun teklifte yazılı olması gerekiyor.

Kurulum ekibi gitmeden yapılacaklar: cihazın çalışır durumda teslim edildiğinin görülmesi, temel kullanım eğitiminin verilmesi ve eğitime katılanların yazılı olarak kaydedilmesi, garanti belgesinin ve varsa kalibrasyon sertifikasının teslim alınması, aksesuar ve yedek parça listesinin sayılması.

Mobilyada ayrıca ölçüler ve montaj sonrası görünen kusurlar kontrol edilir: çizik, renk farkı, eksik vida ve aparat, hareketli parçaların çalışması. Ekip gittikten sonra fark edilen çizik, kimin yaptığı tartışmalı bir konuya dönüşüyor.

Bir şey eksik veya farklı çıktığında

İmzayı reddetmek çoğu zaman gerekmiyor; gereken şey imzanın yanına ne gördüğünüzü yazmak. Şerh, sonradan yürütülecek her görüşmenin dayanağı.

Şerh kısa ve olgusal olmalı. Örnek: '12 koli irsaliyede yazılı, 11 koli teslim alındı. 4 numaralı koli ezik, fotoğraf alındı. [tarih, saat, teslim alan adı ve imzası].' Yorum değil, sayı ve gözlem.

Şerhli irsaliyenin bir kopyası sizde kalmalı ve durumu tedarikçiye aynı gün yazılı olarak bildirmelisiniz. Bildirimi platform üzerinden yapmanın pratik faydası, yazışmanın talebin ve kabul edilen teklifin yanında kayıtlı kalması — telefonda konuşulan bir eksiklik, iki hafta sonra kimsenin hatırlamadığı bir konuya dönüşüyor.

MediSupp satış sözleşmesinin tarafı değil; eksik ya da hasarlı gönderinin çözümü sizinle tedarikçi arasında yürüyor. Platformun sağladığı şey, ne sipariş edildiğine ve ne konuşulduğuna dair tarafsız bir kayıt.

Yazdırılabilir mal kabul kontrol listesi

Aşağıdaki tabloyu çıktı alıp mal kabul noktasına asabilirsiniz. Sütunlar, teslimatın türüne göre hangi kontrolün geçerli olduğunu gösteriyor.

Mal kabulde en sık atlanan adımlar

Mal kabulde hataların hepsi zaman kazanma isteğinden doğuyor ve hepsi sonradan daha çok zaman kaybettiriyor:

• İrsaliyeyi okumadan imzalamak. Kurye acele ettiriyor diye atılan imza, sonraki bütün görüşmelerde karşı tarafın en güçlü argümanı.
• Koli sayıp içine bakmamak. Koli sayısı doğru olduğu hâlde içindeki adedin eksik çıkması, en sık rastlanan uyuşmazlık.
• Lot ve son kullanma tarihini 'sonra bakarız' diye ertelemek. Kutular rafa dağıldıktan sonra bu bilgi pratikte toplanamıyor.
• Cihazı kutusunda bırakıp kurulumu haftalar sonra yapmak. Sorun ancak kurulumda görülüyor ve o noktada teslim üzerinden zaman geçmiş oluyor.
• Belgeleri ödeme yapıldıktan sonra istemek. Ödeme sonrası talep, iyi niyete kalıyor.
• Kontrolü yapan kişinin adını hiçbir yere yazmamak. Bir hafta sonra kimin baktığı bilinmiyor ve süreç yeniden başlıyor.