Konsinye çalışma modeli nasıl işler?

Mal klinikte, fatura kullanımda

Konsinye, ürünün klinikte hazır beklediği ama bedelinin ancak kullanıldığında ödendiği çalışma biçimi. Ortopedik implant, bazı cerrahi sarf kalemleri ve implant üstü diş protez bileşenlerinde yaygın, çünkü bu kalemlerde hangi ölçünün kullanılacağı ameliyat masasında belli oluyor. Bütün ölçüleri satın alıp raflarda tutmak, kullanılmayacak ölçüler için peşin para bağlamak anlamına geliyor.

Modelin kliniğe getirdiği asıl kazanç nakit tarafında. Otuz kalemlik bir sette on kalem kullanılıyorsa, doğrudan alımda otuzun parası peşin çıkıyor, konsinyede onun parası kullanımdan sonra çıkıyor. Aradaki fark, birim fiyattaki birkaç puanlık avantajdan çoğu zaman daha büyük.

Buna karşılık model, kliniğe doğrudan alımda olmayan bir iş yükü bindiriyor: klinikte duran ama size ait olmayan bir stoğun sayımı, izlenebilirliği ve son kullanma tarihi takibi. Konsinye kararını verirken karşılaştırılması gereken şey iki fiyat değil, iki paket.

Modelin muhasebe tarafında da bir karşılığı var: fatura kullanım bildirimine bağlı olarak kesildiği için, alım tutarları aylar arasında dalgalanıyor ve bütçeyi kalem bazında takip etmek zorlaşıyor. Konsinyeye geçmeden önce muhasebe veya finans tarafına haber verin; kullanım bildirimi ile fatura arasındaki gecikme planlanmadığında, ay sonu kapanışında beklenmedik bir kalem çıkıyor.

Konsinye teklifinde netleşmesi gereken beş koşul

Konsinye tekliflerinin çoğu yalnızca birim fiyat listesi olarak geliyor; asıl belirleyici koşullar yazılmıyor. Aşağıdaki beş başlığı teklif aşamasında sorun. Cevaplar sözlü kaldığı sürece, ilk uyuşmazlıkta elinizde dayanacak bir şey olmuyor.

• STOK TUTMA SÜRESİ. Ürünler klinikte ne kadar süre kalacak? Süre dolduğunda ne oluyor: tedarikçi geri alıyor mu, yenisiyle değiştiriyor mu, yoksa klinikten satın alması mı bekleniyor?
• SAYIM PERİYODU. Sayım kim tarafından, ne sıklıkla yapılacak? Tedarikçi temsilcisi klinikte mi sayacak, yoksa klinik mi bildirecek? Sayım tutanağı hangi biçimde imzalanıyor?
• FATURALAMA ANI. Fatura kullanım anında mı, dönem sonunda toplu mu kesiliyor? Kullanım bildirimi hangi belgeyle yapılıyor ve bildirimden faturaya kaç gün geçiyor?
• KULLANILMAYAN ÜRÜNÜN İADESİ. Kullanılmayan ürün hangi koşullarda geri alınıyor? Ambalajı açılmış ama kullanılmamış ürün için kural ne? İade nakliyesi kime ait?
• SORUMLULUK. Klinikte dururken hasar gören, kaybolan veya son kullanma tarihi geçen ürünün bedelini kimin karşılayacağı sözleşmede yazıyor mu? Sigorta kapsamına dair bir hüküm var mı?

Beşinci başlık, hukuki değerlendirme isteyen tek başlık

İlk dört koşul operasyonel: cevabını tedarikçiden alır, kendi iş akışınıza yerleştirirsiniz. Beşincisi farklı. Klinikte duran ama mülkiyeti tedarikçide olan bir mal söz konusu olduğunda, hasar ve kayıp riskinin kimde olduğu tamamen tarafların yazdığına bağlı hâle geliyor.

Burada verilebilecek tek genel tavsiye şu: bu başlığın sözleşmede yazılı olup olmadığına bakın. Yazmıyorsa, yazılmasını isteyin. Ne yazması gerektiği ise hukuki bir soru; sözleşmeyi imzalamadan önce avukatınıza gösterin. MediSupp satış ya da konsinye sözleşmesinin tarafı değil ve bu konuda hukuki görüş bildirmiyor.

Enstrüman seti ödünç mü, ücretli mi

Konsinye tekliflerinde fiyat farkının en sık kaynağı, implantın kendisi değil yanında gelen enstrüman seti. Bazı tedarikçiler seti bedelsiz ödünç veriyor ve maliyeti implant birim fiyatına yediriyor; bazıları set için ayrı bir bedel veya depozito istiyor ve implant fiyatını daha düşük gösteriyor.

İki teklifi karşılaştırırken bu ayrımı görmeden birim fiyatları yan yana koymak yanıltıcı. Sorulacak dört soru var: set bedelsiz mi, sette eksik veya hasar çıkarsa bedeli nasıl hesaplanıyor, setin sterilizasyonu ve bakımı kimin sorumluluğunda, ve set klinikte sürekli mi duracak yoksa vaka bazında mı getirilecek.

Vaka bazında getirilen set, depolama yükünü kaldırıyor ama planlamayı sıkılaştırıyor: setin ameliyattan kaç saat önce klinikte olacağı ve gecikme hâlinde ne yapılacağı baştan konuşulmadıysa, sorun ilk acil vakada çıkıyor.

İki modeli aynı zemine getirmek

Konsinye ve doğrudan alım tekliflerini karşılaştırmanın tek doğru yolu, fiyat satırının altına modelin getirdiği kalemleri de yazmak. Aşağıdaki tablo, iki teklifi yan yana koyarken bakılacak satırları veriyor; sağdaki iki sütunu kendi tekliflerinizle doldurun.

Konsinyenin kliniğe yüklediği iş

Konsinye, satın alma yükünü azaltırken depo ve kayıt yükünü artırıyor. Modeli kurmadan önce bu işi kimin yapacağına karar verin; kişi belirlenmediğinde iş kimsenin üstünde kalmıyor ve ilk sayımda açık çıkıyor.

• Kullanılan her ürünün lot numarası ve son kullanma tarihi kayda geçmeli; konsinyede bu kayıt hem faturanın hem izlenebilirliğin dayanağı.
• Kullanım bildiriminin ne zaman yapılacağı belli olmalı. Vaka gününde yapılmayan bildirim, dönem sonunda hatırlanmıyor.
• Sayım tutanağı imzalı saklanmalı. Sayım farkı tartışması, imzalı tutanak olmadığında iki tarafın hafızası arasında kalıyor.
• Yaklaşan son kullanma tarihleri, tedarikçiye zamanında bildirilmeli. Değişim hakkınız varsa bile, süre geçtikten sonra kullanılamıyor.
• Konsinye stok, klinik envanterinin geri kalanından ayrı raflanmalı. Karışan iki stoğu ayırmak, sayımdan çok daha uzun sürüyor.

Talebe ne yazılır

Konsinye çalışmak istiyorsanız bunu talebin içinde söyleyin; teklif geldikten sonra modeli değiştirmek, teklifin tamamını yeniden yazdırmak anlamına geliyor. Talebe yazılacak asgari bilgi şu üç cümlede toplanıyor: konsinye çalışmak istediğiniz, yaklaşık yıllık kullanım adediniz ve hangi ölçü aralığını klinikte bulundurmak istediğiniz.

Doğrudan alım tekliflerini de görmek istiyorsanız bunu ayrıca belirtin: her iki modelde de teklif kabul ettiğinizi yazdığınızda, aradaki farkı gerçek fiyatlarla görebilirsiniz. İki modeli aynı talepte topladığınızda tekliflerin karşılaştırılabilir olması için istediğiniz kalemleri ve yıllık adedi ikisinde de aynı yazmanız gerekiyor.

Kullanım hacminizden emin değilseniz tahmin verin ve tahmin olduğunu yazın. Hiç adet vermeyen bir konsinye talebi, tedarikçi için fiyatlanamaz bir talep.