Klinikte satın alma onay süreci nasıl kurulur?

Belirti: teklifler onayda bekliyor

Onay süreci tanımsız olan kliniklerde sorun kendini hep aynı biçimde gösteriyor. Teklifler toplanıyor, karşılaştırma yapılıyor, sonra dosya birinin masasında bekliyor. Beklerken teklif geçerlilik süreleri doluyor, kur ya da liste fiyatı değişiyor ve süreç yeniden başlıyor. İkinci turda gelen fiyatlar genellikle birincinin üzerinde oluyor.

Bu kayıp pazarlıkla telafi edilemiyor, çünkü sebebi pazarlık değil zaman. Onay adımının kendisi kötü değil; tanımsız olması kötü. Kimin, hangi tutara kadar, hangi belgeye bakarak onay vereceği yazılıysa süreç bir günde kapanıyor.

Onay süreci kurmanın ikinci sebebi denetlenebilirlik. Bir alım sonradan sorgulandığında kararın neye dayandığını gösterebilmek gerekiyor: hangi teklifler geldi, neden bu seçildi, kim onayladı. Bu üçü kayıtlıysa tartışma dakikalar içinde bitiyor.

Önce üç rolü ayırın

Küçük bir klinikte bu üç rol aynı kişide olabilir ve bu bir sorun değil. Sorun, üçünün ayrı adımlar olduğunun fark edilmemesi. Roller ayrıldığında her adımın çıktısı da netleşiyor:

• TALEBİ AÇAN. İhtiyacı tanımlayan kişi. Çıktısı: miktar, birim, teknik ayırt edici ve teslim beklentisi yazılmış bir talep. Genellikle kullanacak ekipten biri ya da depo sorumlusu.
• TEKLİFLERİ DEĞERLENDİREN. Gelen teklifleri aynı zemine getiren ve bir öneri hazırlayan kişi. Çıktısı: karşılaştırma ve gerekçeli bir seçim önerisi. Karar değil, öneri.
• ONAYLAYAN. Parayı bağlayan kişi. Çıktısı: onay ya da ret, tarihiyle birlikte. Onaylayanın işi teklifleri yeniden incelemek değil; önerinin dayanağının yeterli olup olmadığına bakmak.

Tutar bandına göre onay basamağı

Her alımı aynı basamaktan geçirmek iki yönlü zarar veriyor. Küçük sarf alımı yönetim onayına gittiğinde süreç tıkanıyor; cihaz alımı tek kişinin kararıyla geçtiğinde ise sonradan savunulamıyor.

Çözüm, tutarı bantlara ayırmak ve her banda ayrı bir onay yolu tanımlamak. Bantların TL karşılığını kendi ölçeğinize göre siz belirliyorsunuz; önemli olan bandın sayıyla tanımlı olması ve herkesin bilmesi.

Cihaz ve mobilyada karara kim katılmalı

Yatırım kalemlerinde en pahalı hata, kararı yalnızca fiyata bakarak vermek değil; kararı yalnız vermek. Cihazı kullanacak ekibin görüşü alınmadan yapılan alım, cihaz çalışsa bile kullanılmadan duruyor.

Karara katılması gerekenler ve her birinin cevaplayacağı soru şu:

• KULLANACAK EKİP. Bu cihaz mevcut iş akışına oturuyor mu, eğitim gerekiyor mu, sarfı elde bulunan ürünlerle uyumlu mu?
• TEKNİK SERVİS VEYA BAKIMDAN SORUMLU KİŞİ. Kurulum yeri, elektrik ve altyapı koşulları, periyodik bakım yükü ne?
• MUHASEBE. Ödeme koşulu, vade, fatura düzeni ve nakit akışına etkisi ne?
• TALEBİ AÇAN. Alternatif teklifler arasındaki farkın gerekçesi ne, hangi kalem neden elendi?

Onaya giden dosyada ne bulunmalı

Onaylayanın önüne konan dosya ne kadar eksiksizse karar o kadar hızlı çıkıyor. Eksik dosya, onayı geciktirmenin en yaygın sebebi. Bir karar dosyasında şunlar bulunmalı:

• Talebin kendisi: ne istendiği, miktar ve birimiyle.
• Gelen tekliflerin karşılaştırması: firma adı, KDV dahil tutar, teslim süresi, muadil olup olmadığı, teklifin geçerlilik süresi.
• Seçim gerekçesi. En düşük fiyat seçilmediyse bunun sebebi tek cümleyle yazılmalı.
• Elenen tekliflerin kısa elenme sebebi. Sonradan sorulan sorunun cevabı burada.
• Bütçe karşılığı: bu alım hangi bütçe kaleminden çıkıyor, kalemin kalan bakiyesi ne?
• Cihaz alımıysa: garanti kapsamı, servis taahhüdü, yedek parça ve sarf fiyatları.
• Karar tarihi ve seçilen teklifin son geçerlilik tarihi.

Onayı süreye bağlamak

Onay basamağı kurmanın işe yaraması için her basamağa bir süre yazılması gerekiyor. Süre yazılmadığında matris duruyor ama dosya yine bekliyor.

Pratikte işleyen kural şu: teklif geçerlilik süresinin yarısı, kurum içi karar için ayrılan süredir. Örneğin on beş gün geçerli bir teklif geldiyse karar en geç yedinci günde çıkmalı; kalan süre sipariş, ödeme ve teyit için gerekiyor.

Karşılaştırmayı hazırlarken tekliflerin geçerlilik sürelerini yan yana yazmak da işi kolaylaştırıyor. En uygun teklifin geçerliliği en kısa olan teklif olması sık karşılaşılan bir durum ve karar sırasını doğrudan etkiliyor.

Süreyi aşan dosya için tek bir kural yeterli: süresi dolan teklif için tedarikçiden yazılı teyit alınmadan sipariş verilmez. Fiyat değişmiş olabilir ve bu farkın faturada görülmesi en kötü öğrenme biçimi.

Süreci tek sayfaya sığdırın

Onay süreci uzun bir prosedür belgesi olarak yazıldığında kimse okumuyor ve süreç yine kişilerin alışkanlığıyla yürüyor. İşe yarayan biçim tek sayfa: matris, süreler ve istisna yolu aynı kâğıtta.

Bu sayfada bulunması gerekenler şunlar:

• Tutar bantları ve her bandın TL karşılığı.
• Her bant için onaylayan kişi ve yedeği.
• Her basamak için azami bekleme süresi.
• Karar dosyasında bulunması gereken belgelerin listesi.
• Acil alım istisnası: kim, hangi tutara kadar, ne kadar süre içinde bildirimle.
• Onayın nereye yazılacağı. Bir tablo, bir defter ya da bir klasör; biçimi değil sabitliği önemli.

Tek kişilik klinikte süreç nasıl sadeleşir

Hekimin hem talebi açtığı hem onayladığı bir klinikte matris kurmak anlamsız görünüyor ve büyük ölçüde öyle. Ama üç şey yine de işe yarıyor.

Birincisi bir tutar eşiği: bu eşiğin altındaki alımlar karşılaştırmasız yapılabilir, üstündekiler için en az iki teklif toplanır. Eşiği yazmak, her küçük alımda karar verme yükünü ortadan kaldırıyor.

İkincisi kayıt: kabul edilen teklif ve karşılaştırma bir yerde duruyor. Bir yıl sonra aynı ürünü alırken geçen seferki fiyatı ve tedarikçiyi bulabilmek, tek başına bütün sürecin karşılığını veriyor.

Üçüncüsü ikinci göz: yatırım kalemlerinde kararı bir gece bekletmek ve kullanacak kişiyle konuşmak. Bu, matrisin yerine geçen en ucuz kontrol.

Onay süreci kurarken sık yapılan hatalar

Onay süreci kurulurken en çok tekrarlanan hatalar şunlar:

• Eşik yerine kişi tanımlamak. Belirli bir kişinin onaylaması gerektiği yazılıp tutar yazılmadığında, o kişi izne çıktığında süreç duruyor.
• Onaylayanın teklifleri baştan incelemesi. Onay adımı değerlendirmenin tekrarı değil; öyle olduğunda iki kişi aynı işi yapıyor ve süreç ikiye katlanıyor.
• Yedek onaylayan tanımlamamak. Her basamağın bir yedeği olmalı, aksi hâlde matris tatil dönemlerinde çalışmıyor.
• Acil alımlar için istisna yolu tanımlamamak. Tanımlanmadığında istisna zaten yapılıyor, ama kayıt dışı yapılıyor.
• Kararı yazılı hâle getirmemek. Sözlü onay, sonradan doğrulanamayan tek adım.
• Bütçe karşılığını dosyaya koymamak. Onaylayan kişi tutarın bütçede olup olmadığını bilmeden karar veriyor.